Le note spese mal gestite possono diventare rapidamente ingombranti e dispendiose in termini di tempo. L’azienda ha infatti un interesse personale a rimborsare le note spese il più rapidamente possibile. In caso contrario, la motivazione e la fiducia dei dipendenti ne risentiranno inevitabilmente.

Ecco quattro consigli per rimborsare le note spese dei dipendenti più velocemente e senza errori: aiuterà a costruire un clima di fiducia all'interno dell'azienda.

1. Incoraggiare i dipendenti a presentare le note spese in tempo

Presi dalle loro agende, o semplicemente per distrazione, i dipendenti hanno la tendenza a presentare le loro note spese in ritardo. Ma prima le presentano, più velocemente saranno rimborsati.

Per esempio, è bene fissare una scadenza per la presentazione delle note spese, in modo da incoraggiare i dipendenti ad agire rapidamente. Se si opta per questa soluzione, bisogna assicurarsi di comunicare i vantaggi; ovvero, spiegare perché questa scelta sarà benefica per tutti e come porterà ad un rimborso più rapido delle spese sostenute. I cambiamenti saranno infatti meglio compresi e più facilmente accettati, specialmente se avvengono con gradualità.

2. Ripensare il sistema di note spese

Se le note spese vengono rimborsate in ritardo, può anche essere perché semplicemente sono mal preparate. Spesso, questo accade quando i dipendenti dimenticano di allegare le ricevute o perché le note spese contengono errori.

Per far risparmiare tempo a tutti i dipendenti ed in particolare all'ufficio contabilità, è necessario esaminare le note spese e determinare come si può migliorarle. Allo stesso tempo, si stabilisca una politica di rimborso spese più chiara e trasparente. Per esempio, cominciando ad elencare i diversi tipi di spese rimborsate dall’azienda, quali il trasporto, l’alloggio, i pasti ed altre spese, come l’acquisto di attrezzature. Per tutte queste voci, è utile fissare un limite massimo di spesa per aiutare a mantenere il flusso di cassa. Per esempio, si può offrire un’indennità per hotel o per pasto.

Un’altra buona idea è quella di optare per strumenti tecnici che semplifichino i compiti dei vostri team, come l’applicazione di gestione delle note spese fees.

3. Usa l’automazione per generare risparmi di tempo per l'ufficio contabilità

Migliorare le note spese e rivedere il loro sistema di elaborazione può migliorare la gestione di questi documenti e dei relativi pagamenti. Tuttavia, è importante che questo non crei un collo di bottiglia all’interno dell’ufficio contabilità, che può diventare rapidamente sovraccarico.

fees Pro fornisce alle aziende risposte concrete per prevenire tali problemi:

• Automatizzazione del controllo. I dipendenti usano semplicemente il loro smartphone per scattare una foto della loro nota spese. Il documento viene poi trasmesso direttamente all’ufficio contabilità - e ad altri uffici, se necessario. È possibile utilizzare la scansione intelligente dell’applicazione fees per catturare istantaneamente tutti i dati necessari per registrare le spese, come gli importi, le valute, le date o anche le aliquote IVA.

• Trasmissione in tempo reale dei documenti. Le note spese e gli elementi che contengono sono presentati in tempo reale. Il team di contabilità riceve queste informazioni progressivamente man mano che vengono presentate. In questo modo, non vi è nessun collo di bottiglia nel dipartimento di contabilità durante i periodi critici.

4. Implementare processi di convalida efficaci

Il processo di convalida ed approvazione di ogni nota spese dei dipendenti è un passo cruciale.

Per i team di contabilità, che spesso usano ancora i file Excel, questo è un compito potenzialmente dispendioso in termini di tempo. Devono controllare ogni spesa, le potenziali omissioni, il rispetto dei budget, ecc. I rischi di errori e di perdita di documenti sono significativi.

Passare alla gestione paperless delle note spese consente di risparmiare tempo prezioso e dare all'azienda un vantaggio.

Se si utilizza un software di gestione delle note spese come fees, i dati quali gli importi, le valute e le date vengono recuperati automaticamente. Questi dati passano poi attraverso un processo di verifica operativa ed amministrativa prima di essere convalidati.

Intuitiva e potente, l’APP e software di gestione fees può essere utilizzata per personalizzare le varie fasi di approvazione e si adatta alle esigenze specifiche dell'organizzazione.

Ergonomica e personalizzabile, la soluzione fornisce un processo completamente paperless per la gestione delle note spese dei dipendenti e offre una vasta gamma di funzioni.

Fai risparmiare tempo ai dipendenti, ottimizza il budget e concentrati sulle attività ad alto valore aggiunto!