Compilare le note spese con Excel è una pratica comune a molte aziende. La sua accessibilità, la facilità di utilizzo e il suo costo (minimo) costituiscono i principali vantaggi.

Tali vantaggi sono tuttavia affiancati da numerosi svantaggi, legati proprio all’utilizzo di tabelle Excel:

• L’inserimento dei dati resta un processo manuale, pertanto la probabilità di commettere un errore è maggiore rispetto alla gestione delle note spese tramite software dedicati. In generale, con le note spese cartacee i rischi di errore si moltiplicano, così come il rischio di eventuali frodi, in quanto i controlli sono più difficili;

• L’inserimento manuale richiede del tempo che potrebbe essere utilizzato per svolgere attività a maggiore valore aggiunto per l’azienda e per il dipendente;

• La conservazione dei giustificativi cartacei resta obbligatoria e, in caso di perdita, i dipendenti e soprattutto i trasfertisti rischiano di non essere rimborsati o, in caso di controlli fiscali, l’azienda rischia sanzioni più o meno gravi;

• Un trattamento amministrativo e contabile complesso e «time consuming»: ogni file Excel deve essere verificato e ogni voce di spesa deve essere riconciliata con i giustificativi cartacei. Inoltre, è necessario prevedere degli spazi fisici dedicati all’archiviazione, fonte quindi di costi aggiuntivi.

Perché scegliere un software per digitalizzare le note spese?

La digitalizzazione delle note spese permette innanzitutto di guadagnare tempo, poichè le informazioni sono trasmesse immediatamente al reparto contabilità. In questo modo i dipendenti potranno dedicarsi ad attività più produttive per il business e il servizio contabilità impiegherà meno tempo per il trattamento, il controllo e l’analisi delle suddette note spese.

Inoltre, con un’applicazione per la digitalizzazione delle note spese, gli errori di inserimento relativi all’importo, alla data, alla perdita degli scontrini o ad altri tipi di sbagli sono ridotti o talvolta eliminati del tutto.

Una soluzione per la semplificazione della gestione delle note spese è più sicura, può essere integrata con il sistema gestionale e contabile dell’azienda ed è più user friendly, dal momento che è pensata per guidare l’utente in ogni tappa del processo di compilazione della nota. 

fees Pro è la soluzione ideale e sostenibile per la gestione delle note spese 

Tra le App mobile per la gestione digitale delle note spese presenti sul mercato, fees Pro è senza dubbio tra le più semplici da utilizzare. È sufficiente scattare una foto al giustificativo (scontrino, biglietto del treno, ricevuta, ecc…) con il proprio smartphone per estrarre in pochi secondi tutti i dati utili che verranno in seguito trasmessi automaticamente al gestionale contabile. Tutto questo è possibile grazie alla nostra tecnologia OCR (Optical Character Recognition) combinata con il nostro motore di intelligenza artificiale.

fees Pro rispetta anche la normativa in materia di conservazione digitale a norma (ovvero il processo che consente di assicurare la validità legale ad un documento informatico), per offrire una soluzione per la gestione delle note spese totalmente “paperless”, senza carta.

fees Pro semplifica la vita dei trasfertisti

Per i trasfertisti senza possibilità di avere a disposizione delle carte aziendali, compilare le note spese in Excel può diventare davvero un incubo: dover conservare tutti i giustificativi cartacei può risultare molto stressante e fastidioso.

fees Pro semplifica dunque notevolmente la vita dei trasfertisti: grazie all’App mobile, questi ultimi possono compilare man mano la nota spesa e digitalizzare i giustificativi in pochi click. 

In conclusione, fees Pro è una soluzione su misura e adattabile ad ogni tipologia di struttura, che sia una piccola, media o grande impresa.

Se sei stanco di utilizzare Excel e vuoi rendere più efficace e meno complesso il processo di gestione delle note spese, passa a fees Pro.

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