Le caratteristiche essenziali di un’applicazione di gestione delle note spese

Crescita aziendale, maggiore mobilità, mercati internazionali, ottimizzazione dei processi amministrativi… qualunque siano le esigenze della vostra azienda, le seguenti quattro funzionalità sono essenziali nella scelta di un’applicazione di gestione delle note spese. Per trovare la soluzione migliore, segui la guida!

1) Inserimento automatico e intelligente delle spese aziendali

Questa funzionalità elimina ogni intervento manuale. L’applicazione deve essere dotata di un sistema intelligente di riconoscimento dei caratteri (OCR). Lo strumento analizza gli elementi tipici del giustificativo (data e importo del servizio, IVA, fornitore…) e compila automaticamente i campi della nota spese. Dì addio agli errori derivanti da inserimenti multipli e ripetizioni noiose e goditi invece un notevole risparmio di tempo. Infatti, poiché il tempo impiegato per le note spese può essere ridotto drasticamente, la priorità può essere data ai compiti ad alto valore aggiunto e all’aumento della produttività!

2) Archiviazione documentale digitale delle note spese

L'archiviazione digitale a norma delle note spese è riconosciuta dal 1° luglio 2019, a condizione che garantisca la permanenza e la sicurezza dei dati. A tal fine, i documenti archiviati devono essere autentici, identici all’originale e intelligibili. Un’applicazione che gestisce tutti questi obblighi fornirà dati centralizzati, accessibili online in tempo reale e perfettamente tracciabili, indipendentemente dal loro volume. I metodi di lavoro sono più fluidi, il che aiuta anche a ridurre i costi, il 3% dei quali sono legati all’archiviazione cartacea.

 3) Applicazioni mobile per le note spese

L’inserimento automatico delle fatture ha senso solo se i dipendenti possono fotografare e inviare le ricevute tramite il loro smartphone nel momento in cui le spese vengono sostenute. L’applicazione mobile per le note spese automatizza i vari flussi di convalida, quindi non c’è bisogno di aspettare che i dipendenti tornino dal loro viaggio prima di iniziare il processo. I manager controllano e convalidano tutte le note spese sull’applicazione, guadagnando visibilità e velocità. Anche il carico di lavoro del reparto contabilità è ridotto, il che significa che i dipendenti vengono rimborsati più rapidamente!

4) Più sicurezza e meno errori

Lo strumento per le note spese deve anche tenere conto delle indennità chilometriche ed applicarle automaticamente alle note spese. Questo riduce sostanzialmente i rischi inerenti alla gestione manuale – errori e costi dovuti ad inserimenti multipli e comportamenti scorretti.

fees PRO è una soluzione completa che soddisfa pienamente queste quattro funzionalità essenziali, nonché i loro requisiti tecnologici. Intuitiva, scalabile e dotata di funzioni intelligenti – tra cui il lettore OCR tra i più rapidi sul mercato – fees PRO combina funzionalità web e mobile per adattarsi agli usi di ciascuno dei vostri dipendenti e alle esigenze della vostra azienda. Il processo di inserimento, controllo e convalida delle tue note spese è semplificato e accelerato; i tuoi dati sono centralizzati e sicuri; infine, i tuoi processi sono standardizzati e completamente affidabili.