Prepararsi ai processi di digitalizzazione delle note spese

La vostra attività sta crescendo? Ora è il momento di pensare a digitalizzare le vostre note spese! La vostra forza lavoro sta crescendo, i vostri dipendenti viaggiano più spesso e le spese aziendali si accumulano. Risultato: il vostro ufficio amministrazione/contabilità è sommerso di lavoro e la produttività dei vostri dipendenti è penalizzata dal ripetuto e dispendioso lavoro di preparazione delle note spese. Per snellire il processo di convalida, aiutare i team ad aumentare la loro efficienza e migliorare la soddisfazione generale all’interno dell’azienda riducendo la mole di lavoro della gestione delle note spese, passate ad una soluzione digitale! Per scegliere quella più adatta alle vostre esigenze, fate un passo alla volta partendo dalla preparazione delle vostre specifiche necessità per lanciare poi la vostra richiesta di offerta. fees PRO vi accompagnerà nella transizione verso la digitalizzazione del processo di gestione delle note spese.

RFP Nota spese: come richiedere delle offerte

Volete digitalizzare le vostre note spese per risparmiare tempo, migliorare l’affidabilità dei processi e/o ridurre i costi di gestione? La scelta della soluzione è fondamentale. I due metodi seguenti possono aiutarvi a fare la scelta giusta:

• Emettete una richiesta di offerta, o RFP. La procedura a monte è lunga e richiederà molta energia alla vostra azienda. Il vantaggio: i fornitori di soluzioni si rivolgono a voi con la loro migliore offerta

• Identificate i potenziali fornitori e inviate loro una RFQ (richiesta di offerta) per le note spese: la selezione preliminare riduce le vostre opzioni, ma la procedura è più veloce

In ogni caso, prima di scegliere la vostra soluzione di digitalizzazione delle note spese, avrete un po’ di lavoro da fare all’interno dell’azienda. Questa soluzione deve essere esattamente su misura per le vostre esigenze, e dovrà affrontare i problemi che avete identificato. Spetta al fornitore mostrarvi le funzionalità offerte dal suo prodotto, nonché i numerosi bonus di cui potete usufruire per facilitare ulteriormente la gestione paperless delle vostre note spese. Le tecnologie sul mercato si evolvono rapidamente, assicuratevi di sfruttare le migliori innovazioni!

Scrivere una richiesta di offerta: i passaggi essenziali

Una RFP di successo deve essere accuratamente preparata. È necessario definire una serie meticolosa di specifiche tecniche che siano perfettamente in linea con le esigenze di gestione delle note spese della vostra azienda.

Queste specifiche tecniche aiuteranno i potenziali fornitori a comprendere le vostre priorità, in modo da potervi fornire una soluzione di digitalizzazione conforme. Inoltre, le specifiche tecniche devono essere regolarmente esaminate dai vostri team durante tutto il processo di RFP, per evitare di deviare dai vostri obiettivi.

1. Istituire un comitato di progetto per la stesura delle specifiche tecniche

Per garantire che il processo di redazione delle specifiche tecniche sia coerente ed efficiente, affidate il compito ad un comitato di progetto. In fase di costituzione del comitato è opportuno coinvolgere, a diversi livelli, i vari soggetti interessati al progetto.

L’ufficio contabilità è ovviamente interessato alla digitalizzazione delle note spese. Ma anche i reparti IT, finanziario e i dipendenti dovrebbero avere voce in capitolo. Le specifiche tecniche per la digitalizzazione delle note spese devono descrivere i requisiti esatti che la soluzione deve soddisfare: ogni dipendente interessato al sistema delle note spese deve quindi partecipare al processo.

Non esitate a distribuire i ruoli. Ad esempio, potreste assegnare un ruolo di consulenza ai dipendenti, affidare al reparto IT la verifica degli aspetti tecnici e il ruolo decisionale al responsabile dell’ufficio contabilità.

Una volta costituito il comitato di progetto, potete iniziare a redigere le vostre specifiche tecniche.

Per aiutarvi ad iniziare, date un’occhiata al nostro modello di specifiche tecniche.

2. Raccogliete le vostre esigenze

Questa fase centrale determinerà la vostra soddisfazione per il sistema che verrà infine consegnato, quindi assicuratevi di prendervi il tempo necessario per raccogliere le opinioni di tutte le parti interessate. Potete effettuare una consultazione interna utilizzando i moduli di domanda/risposta e dei questionari di soddisfazione: ciò consente ai dipendenti intervistati di partecipare alla definizione delle esigenze di gestione delle spese dell’azienda. Assicuratevi di lasciare uno spazio vuoto in cui i partecipanti al sondaggio possano esprimere i loro commenti utili.

La soluzione di digitalizzazione delle note spese che sceglierete dipenderà dai vostri obiettivi chiave. Assicuratevi di porre le giuste domande!

3. Convalidare le specifiche tecniche per il lancio dell’RFP

Una volta individuate le vostre esigenze, potete elencare le funzionalità essenziali necessarie per la vostra soluzione di gestione delle note spese. Dovreste anche registrare i requisiti aggiuntivi nelle specifiche tecniche per evidenziare le vostre priorità.

Prima di emettere la vostra richiesta di offerta, verificate che le vostre specifiche tecniche affrontino i seguenti punti:

• I principali miglioramenti che la soluzione deve essere in grado di fornire.

• Workflow di approvazione delle funzionalità essenziali, metodo di pagamento paperless, reportistica e possibilità di export dei dati, condivisione collaborativa con la gestione dei diritti di accesso, ecc.

• Il numero di utenti supportati dallo strumento.

• Il vostro budget complessivo per la digitalizzazione delle vostre note spese.

Con le vostre specifiche tecniche in mano, i produttori del software saranno in grado di rispondere efficacemente alla vostra richiesta di offerta. 

RFP Note spese: 3 domande da porsi nella scelta della soluzione

Come saranno inoltrate le note spese al software?

Per essere implementata in modo semplice e rapido, la vostra nuova soluzione deve essere compatibile con i vostri metodi e sistemi IT esistenti.

Esempio: il nuovo strumento di gestione delle note spese è in grado di gestire una ricevuta trasferita da un acquisto online e un’immagine scansionata? Assicuratevi che la soluzione includa l’OCR (riconoscimento ottico dei caratteri) per garantire l’estrazione dei dati e la mappatura nei campi di una linea di spesa. Le migliori soluzioni possono assegnare in modo intelligente un tipo di spesa a una transazione in base ai dati sulla ricevuta.

Qual è il modello di pricing per il software di gestione delle note spese?

Chiedete ai produttori del software quali sono i costi esatti per l’implementazione e la manutenzione della vostra futura soluzione di gestione delle note spese, in modo da poter confrontare i prezzi e rispettare il vostro budget. Alcuni fornitori offrono un’implementazione a prezzo fisso, mentre altri addebitano dei costi aggiuntivi – potrebbero esserci costi nascosti di cui dovete essere a conoscenza prima di fare la vostra scelta.

E’ più comoda una soluzione per smartphone o un software per PC? 

Il bello delle soluzioni digitali più complete è l’elasticità di cui esse sono dotate. La disponibilità su diverse tipologie di dispositivi(computer, tablet, smartphone) assicura agli utenti un utilizzo del software molto versatile e comodo. Soprattutto nella gestione delle nota spese, la possibilità di consultare report anche da cellulare in casi di trasferte di lavoro può davvero fare la differenza! Al contrario, nei giorni in cui si lavora in ufficio alla propria scrivania, avere una tab sempre aperta e consultabile sul gestionale di nota spese può essere altrettanto comoda.

Con le giuste domande è semplice trovare le risposte che si cercano. L’universo fees crede e sostiene i processi di digitalizzazione delle nota spese che mirano a migliorare la qualità della vita privata e lavorativa, di datori di lavoro e di dipendenti. La scelta di un sistema digitale per la gestione delle nota spese può davvero migliorare la gestione della realtà aziendale e fees PRO, oltre ad essere una possibile soluzione al tuo problema, è anche il tuo migliore alleato nella ricerca del software ideale. Contattaci se sei alla ricerca di chiarimenti riguardo il mondo delle nota spese oppure richiedi una demo  gratuita se sei curioso di scoprire fees PRO!