Nota spese e rimborso chilometrico: come calcolarlo?

Viaggiare, muoversi, spostarsi. In una sola parola, trasferta. Per molti settori professionali la trasferta lavorativa resta una necessità. Nonostante il perfezionamento delle nuove tecnologie che ci consentono di svolgere sempre più mansioni a distanza, il viaggio per motivi di lavoro è il quotidiano di molti professionisti. Come indennizzare le spese di trasporto del lavoratore dipendente? Come gestire il rimborso chilometrico? Nel caso in cui il lavoratore utilizzi un mezzo proprio per spostarsi nell’ambito dello svolgimento delle proprie mansioni, si applica il rimborso chilometrico. Come calcolarlo? Quali regole seguire? Scopriamolo insieme.

Come si calcola il rimborso chilometrico?

Bisogna innanzitutto fare la differenza tra trasferte con assegnazione di auto aziendale e quelle effettuate con un proprio mezzo di trasporto. In questo secondo caso si utilizza il sistema del rimborso chilometrico che rappresenta quindi un indennizzo giornaliero per uso di veicolo proprio per trasferte aziendali. Bisogna inoltre prendere in considerazione una serie di parametri e caratteristiche del veicolo :

• Il tipo di carburante usato

• La normativa vigente

• La tassazione e la deducibilità

• I chilometri percorsi

• Il comune nel quale è avvenuta la trasferta

Esistono infine due tipologie di spese che rientrano nel calcolo :

• Le spese proporzionali che aumentano in base al tempo di utilizzo del veicolo, quindi il carburante

• Le spese non proporzionali che invece hanno tariffa fissa, vale a dire i pedaggi autostradali

Il dipendente è tenuto a conservare tutti i documenti utili a dimostrare i costi sostenuti e poter quindi calcolare l’importo da rimborsare.

Un’azienda che indennizza le spese di trasporto dei suoi dipendenti tramite rimborso chilometrico ha due opzioni di calcolo: applicare le tabelle ACI oppure applicare un’indennità chilometrica fissa, propria all’azienda.

Le tabelle ACI rappresentano un valido supporto nel calcolo delle indennità di trasferta perché forniscono dati elaborati sulla base delle diverse tipologie di veicoli e delle tariffe del carburante (benzina, gasolio e metano). Questi dati, aggiornati due volte l’anno a febbraio-marzo e a ottobre, rappresentano anche il limite fiscale per la deducibilità del rimborso. Se l’azienda resta nel limite fiscale indicato dalle tabelle ACI, può dedurre l’importo dal suo fatturato annuo.

Circa il 90% delle imprese applica questo metodo,  tuttavia, per un’azienda di medie e grandi dimensioni, la gestione del calcolo si rivela complessa. È infatti necessario aggiornare i dati per il veicolo di ogni dipendente, diversi per marca, anno di produzione, tipo di carburante, etc. Immaginate un’azienda con 200 dipendenti. L’amministrazione dovrebbe aggiornare manualmente i suoi dati due volte l’anno per 200 veicoli.

La complessità di questa procedura porta alcune aziende a scegliere un'altra metodologia di calcolo: l’applicazione di un’indennità chilometrica specifica dell’azienda. In questo caso, l’indennità è stabilita a monte e resta un parametro fisso.

Un'indennità chilometrica propria ad ogni azienda

Scegliere di applicare un’indennità aziendale fissa può rivelarsi più agevole poiché elimina la necessità di aggiornare i dati facendo guadagnare tempo ai servizi amministrativi e contabili dell’azienda. Ma come definire queste indennità? È molto importante tenere conto del limite fiscale per la deducibilità dei rimborsi. Le tabelle ACI, infatti, rappresentano il limite fiscale oltre il quale l’ammontare del rimborso chilometrico non è più deducibile dal fatturato dell’azienda. Quest’ultima può certamente scegliere di rimborsare più di quanto indicato dalle tabelle ACI accettando però di perdere la differenza in deducibilità. Se invece vuole conservare il beneficio fiscale della deducibilità totale, deve tenersi al di sotto delle somme indicate dalle tabelle ACI.

Il potere della scelta per il calcolo del rimborso chilometrico

Sulla base di queste dinamiche, fees PRO ha sviluppato un sistema che permette alle aziende di scegliere in autonomia il modo più comodo per registrare questo tipo di spesa molto comune. Con la prima opzione, dopo aver consultato le tabelle ACI, dal profilo di fees PRO basterà inserire l’importo ricavato dai calcoli eseguiti rispettando, ovviamente, i criteri specifici aggiornati. In alternativa, se l’azienda ha deciso di adottare l’utilizzo di parametri interni predefiniti, tutto quello che va fatto sarà riportare nel software il totale calcolato e, in qualsiasi caso, i passaggi saranno sempre pochi, semplici e veloci.

Per conclusione, la soluzione fees PRO permette una gestione semplificata delle note spese grazie alla scansione analitica dei giustificativi nonché ad un sistema di elaborazione dati che permette di avere  una visione d’insieme precisa delle spese aziendali.

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