5 motivi per scegliere un software di gestione delle nota spese

Nelle aziende italiane, le note spese sono ancora generalmente gestite in Excel. Ma i fogli di calcolo non sono strumenti molto intuitivi e non sono realmente destinati al lavoro collaborativo. Questo porta spesso a ritardi, errori e omissioni. La soluzione? Passare a processi senza carta con un potente software di gestione delle spese! Concentriamoci ora sui cinque vantaggi principali della soluzione fees PRO per le aziende.

1) Le tempistiche: fees PRO è l’app con scansione intelligente che ti aiuta a risparmiare tempo

L’applicazione di gestione delle note spese fees PRO è dotata di un sistema per catturare i dati automaticamente dal cartaceo (OCR). Scattando una foto del giustificativo, i dettagli vengono estratti automaticamente. La data, gli importi, l’IVA, la tassa di soggiorno, la valuta, il consumo di carburante… tutte queste informazioni vengono immediatamente registrate e riconosciute. Le note spese vengono compilate automaticamente e possono poi essere elaborate dalla contabilità. Questa funzione di scansione intelligente è ancora più pratica perché l’Agenzia delle Entrate accetta le ricevute digitali.

I trasfertisti beneficiano di un’applicazione che li segue ovunque vadano. Dite addio ai noiosi inserimenti manuali in Excel ad ogni fine mese. Sono una grande fonte di errori e possono rivelarsi costosi! Attualmente si stima che circa una nota spese su cinque debba essere ricontrollata in dettaglio. Inoltre, gestire manualmente le spese costa alle aziende una media di 53 euro a spesa, più altri 48 euro se contengono errori.

L’applicazione fees PRO aiuta anche a massimizzare il risparmio di tempo. Se siete al ristorante, nella vostra camera d’albergo, o al terminal dell’aeroporto, basta scattare una foto della ricevuta utilizzando l’applicazione smartphone e il gioco è fatto! Questo processo di scansione fa risparmiare tempo prezioso a tutti i dipendenti dell’azienda. L’elaborazione di una nota spese, che di solito richiede al reparto contabilità circa 30 minuti, diventa istantanea. I risultati sono rimborsi più veloci e regolari, con meno ritardi e meno potenziali controversie!

2) L’affidabilità: le spese di viaggio sono calcolate più velocemente e in modo più preciso

I viaggi d’affari comportano spesso viaggi in auto, generando rimborsi chilometrici per il carburante o l’usura del veicolo. Per coprire queste spese, l’ACI pubblica ogni anno le indennità chilometriche.

Il vantaggio dell’applicazione fees PRO è che può gestire questo tipo di rimborso molto facilmente. Dopo aver effettuato il calcolo delle spese secondo i criteri delle tabelle ACI o quelli standard scelti dall'azienda, basterà riportare il valore trovato direttamente nel software. 

3) La sicurezza: le note spese sempre monitorabili in pochi tap

L’applicazione fees PRO rende la gestione delle note spese più fluida e trasparente. In corso, approvata, rimborsata… i team possono seguire lo stato delle loro note spese in tempo reale e sono informati immediatamente di ogni azione intrapresa dal reparto contabilità.

Lo strumento offre una vera autonomia ai dipendenti, che possono trasmettere e monitorare lo stato delle loro note spese rapidamente e quando vogliono. Non c’è bisogno di rincorrere costantemente l’ufficio contabilità per ottenere le informazioni di cui hanno bisogno.

Inoltre, l’applicazione genera report statistici personalizzati. Ogni spesa dei dipendenti può essere esaminata e potenzialmente ottimizzata, permettendo all’azienda di studiare e gestire la sua gestione delle spese.

4) La sostenibilità: processi paperless dalla A alla Z

La gestione digitale delle note spese è completamente paperless con il software fees PRO. La scansione intelligente rileva i vari dettagli richiesti, come importi o valute, li trasmette, li registra e li archivia in tempo reale. Le tasse sono calcolate automaticamente e possono essere esportate in pochi click in qualsiasi gestionale di contabilità. Lo strumento genera anche file di rimborso e bonifici SEPA.

Questa soluzione intuitiva e completa elimina anche i problemi relativi alle ricevute perse, che spesso portano a ritardi nei pagamenti o addirittura al mancato rimborso delle spese

5) La versatilità: l’applicazione che funziona anche offline

Quando sei in viaggio, all’estero o in Italia, la connessione non è sempre ottimale. Buone notizie, l’applicazione fees PRO funziona sia online che offline! Così, puoi scansionare le tue note spese mentre viaggi, senza preoccuparti della qualità della rete.

Anche in caso di interruzione, i tuoi dati vengono registrati e sincronizzati in seguito, non appena la rete viene recuperata.

Infine, l’applicazione fees PRO per la gestione digitale delle nota spese può essere installata su tutti i tipi di dispositivi, compresi smartphone, tablet e computer. Una risorsa pratica, dato che il lavoro a distanza è sempre più diffuso e i dipendenti utilizzano quotidianamente sia il materiale professionale che personale.

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