7 motivi per implementare un software di gestione delle note spese

Se siete ancora indecisi tra la gestione manuale, Excel e il software di gestione delle note spese, ecco 7 argomenti che vi aiuteranno a vedere più chiaramente i vantaggi di una soluzione digitalizzata.

Le aziende in crescita possono ottimizzare la loro gestione amministrativa passando a procedure che eliminano il cartaceo. Digitalizzando l’inserimento e l’approvazione delle note spese, si sceglie un processo semplificato e sicuro. Le soluzioni digitali offrono anche diverse opzioni molto vantaggiose per mettere a punto la strategia globale della vostra azienda. Siete ancora indecisi tra la gestione manuale, Excel e il software di gestione delle note spese? Ecco 7 argomenti che vi aiuteranno a vedere più chiaramente i vantaggi di una soluzione digitalizzata.

7 motivi per implementare un software di gestione delle note spese

1. Risparmi di tempo nella gestione delle note spese

Gestire a mano le note spese è un processo laborioso per tutti nell’azienda. Con uno strumento software, il processo è più breve e tutti ne traggono vantaggi: 

• I dipendenti inseriscono le informazioni in tempo reale sul loro smartphone mentre svolgono i loro incarichi professionali, scannerizzando le ricevute con una semplice foto;

• I contabili beneficiano dell’automazione del processo e vengono sgravati da alcuni compiti, come la verifica dell’IVA o l’inserimento manuale dei dati nel gestionale;

• I manager possono visualizzare e controllare tutte le note spese in tempo reale all’interno dell’applicazione.

  
  

2. Tranquillità e produttività dei dipendenti

Quando la gestione delle note spese viene automatizzata, le spese vengono elaborate ed approvate nel momento in cui i dipendenti le inseriscono. L’ufficio amministrazione non è più appesantito a fine mese da una massa di documenti da controllare. Dunque, può organizzare una gestione meno stressante. Le relazioni tra i diversi reparti vengono migliorate. I dipendenti hanno più tempo per svolgere altre attività a valore aggiunto per l’azienda.

3. Semplificazione del processo di gestione delle note spese

L’interfaccia intuitiva del software permette ai dipendenti e ai contabili di gestire facilmente le note spese. Tutti gli importi relativi alle normative in evoluzione, come l’IVA e le indennità regolamentari, sono calcolati e aggiornati dal software: non c’è spazio per dubbi o interpretazioni.

4. Velocità del rimborso

Il tempo per il rimborso delle spese viene ridotto, grazie all’inserimento dei dati in tempo reale e ad un processo di convalida accelerato. Dall'applicazione di gestione, gli importi vengono trasmessi direttamente al software delle paghe oppure alla banca per effettuare i bonifici di rimborso.

5. Riduzione del rischio di errore o abusi

Automatizzare il processo aiuta anche ad evitare errori di inserimento, omissioni e duplicazioni. Il software identifica le incongruenze negli importi riportati e informa il trasfertista. Il lavoro di convalida del dipartimento contabile è dunque facilitato. Gli errori o i tentativi di frode sono significativamente ridotti.

6. Centralizzazione dei dati

Digitalizzando il sistema di note spese e ricevute, l’azienda garantisce un accesso diretto e sicuro a tutti i dati. A differenza dell’archiviazione cartacea, quella online fa risparmiare tempo ai dipendenti che vogliono recuperare e condividere un documento, soprattutto in caso di controlli normativi. La gestione centralizzata dei dati è molto più sicura e conveniente.

7. Migliore controllo nella gestione delle note spese

Il software di gestione delle note spese può anche essere usato come strumento di controllo immediato. I manager recuperano i dati dal pannello di controllo e possono presentare una panoramica chiara delle spese dell’azienda, grazie a vari grafici disponibili. Questo facilita la loro analisi e aiuta a migliorare la politica delle spese aziendali. I manager devono solo configurare il software per regolare i termini e le condizioni di rimborso in base alle loro esigenze e progetti.

A questo punto avrete capito che automatizzare le vostre note spese tramite un software dedicato ha molti vantaggi. Ma dovete ancora trovare la soluzione giusta tra le tante disponibili. Per fare la scelta migliore, è necessario determinare le esigenze della vostra azienda e cercare lo strumento che le soddisfi nel modo più completo possibile.

Perché scegliere fees per la gestione delle note spese?

L’APP di gestione delle note spese fees combina strumenti web e mobili, adattandosi alle esigenze della vostra azienda. fees è progettata per semplificare le attività di inserimento, convalida e controllo delle note spese, garantendo la sicurezza dei dati. L'APP è particolarmente adatta alle aziende di fascia medio-alta.

L’applicazione è una soluzione completa, con caratteristiche vantaggiose che la rendono un grande alleato nel vostro processo di gestione delle note spese.

Inserimento automatico

Una volta che il dipendente ha fotografato la ricevuta utilizzando l’APP, il sistema di riconoscimento intelligente dei caratteri di fees estrae le informazioni essenziali dalla ricevuta. Lo stesso sistema compila poi automaticamente il modulo della nota spese. È lo scanner intelligente più veloce e preciso sul mercato.

Algoritmo intelligente

L’applicazione calcola gli importi da rimborsare in base ai criteri definiti dalla politica di spesa dell’azienda. Una volta configurata, fees tiene conto delle diverse categorie di spese e dei loro limiti. Così, non appena vengono inseriti, gli importi vengono controllati e convalidati dal software. In caso di dubbio o di errore, la contabilità viene avvisata direttamente.

Accessibilità

Tutti i dati possono essere condivisi in modo sicuro attraverso un cloud aziendale dedicato. Inoltre, il numero di utenti dell’applicazione è illimitato. Questo significa che si possono inserire, controllare e analizzare simultaneamente diverse note spese.

Conservazione digitale a norma

Con l’APP fees, tutti i dati sono centralizzati in forma digitale. La conservazione digitale a norma consente di archiviare, tracciare e recuperare i documenti relativi alle note spese in modo semplice, sicuro e conforme ai dettami della legislazione fiscale.

Integrazione contabile

fees è compatibile con tutti i software gestionali. Le note spese e le ricevute vengono esportate dall’applicazione nel software di contabilità aziendale, senza intervento umano. I responsabili della contabilità hanno poi accesso a un’interfaccia personalizzata per elaborare i dati.

Aggiornamenti automatici

L’applicazione è configurabile ma non richiede aggiornamenti manuali o costi aggiuntivi. Tutte le modifiche normative (IVA, valute, tabelle di indennità regolamentari, ecc.) sono applicate automaticamente ai moduli dell’applicazione.

Conclusione

Integrando un software di gestione delle note spese nella vostra azienda, risparmierete tempo e denaro e otterrete la massima tranquillità.

Un’applicazione di gestione accoppiata con un pacchetto software è senza dubbio la soluzione ottimale per molte piccole, medie e grandi aziende. Intuitiva, scalabile e dotata di funzioni intelligenti: l’applicazione fees soddisfa tutti i requisiti per ottimizzare il controllo delle vostre note spese e migliorare la travel policy della vostra azienda.