La gestione delle note spese in tempo reale è possibile, grazie a fees Pro

Definire una politica di spesa aziendale è indispensabile per una corretta gestione delle note spese. Tuttavia, verificare la sua corretta applicazione può a volte risultare complicato per il reparto amministrativo e contabile, soprattutto se i dipendenti utilizzano ancora i fogli Excel e devono conservare i giustificativi cartacei. 

Infatti, anche nel caso in cui l’ufficio contabilità abbia stabilito un processo rigoroso di trattamento delle note spese e dei rispettivi rimborsi, tale attività richiede comunque molto tempo, soprattutto nelle medie e grandi aziende con molto personale e molte trasferte. 

Il reparto amministrazione contabilità in effetti deve verificare che: 

1. I dipendenti consegnino le note spese con i rispettivi giustificativi in tempo; 

2. I dipendenti abbiano riempito correttamente la nota spesa: data, importo, se una fattura è stata richiesta, valuta d’origine… ; 

3. I dipendenti abbiano fornito tutti i giustificativi cartacei (scontrino, ricevuta, …). In caso contrario, la spesa anticipata dal lavoratore non sarà rimborsabile o il rimborso sarà effettuato in ritardo per dare il tempo al dipendente di ritrovare una prova valida; 

4. Gli importi dei giustificativi corrispondano a quanto dichiarato dai dipendenti, ma gli errori e i rischi di frode sono comunque possibili. 

5. Attendere la validazione dei manager per autorizzare il rimborso; 

6. Effettuare il rimborso; 

7. Classificare e conservare i giustificativi cartacei in caso di controlli.

   
   

Come poter snellire e facilitare il lavoro del reparto contabilità? 

La risposta è: adottare fees Pro, la soluzione per la digitalizzazione delle note spese che permetta di trattare e controllarle in tempo reale. 

Qual è il principale vantaggio per i dipendenti? 

La dematerializzazione della nota spese 

Grazie all’applicazione mobile fees Pro, il collaboratore potrà fotografare immediatamente i giustificativi di spesa con il proprio smartphone e tutti i dati utili verranno automaticamente inseriti, trasmessi e trattati senza errori e perdite di tempo. 

Quali sono i principali vantaggi per l’ufficio contabile e l’amministrazione? 

Una migliore organizzazione 

Il reparto contabile - insieme con l’amministrazione - potrà configurare il software in modo personalizzato e in funzione della policy di spesaaziendale. Infatti, i contabili o gli amministratori della piattaforma potranno parametrare le differenti categorie di spese e i massimali, configurare le regole per gruppi di utenti e creare i processi di convalida opportuni. 

Un controllo contabile automatizzato e in tempo reale delle spese 

Grazie a fees Pro, la fase di verifica è completamente automatizzata. Ad esempio, la nostra soluzione permette di rilevare eventuali spese doppie, di emettere delle notifiche in caso di spese effettuate in giorni festivi, di confrontare l’importo spese e l’importo rimborsato.

Una soluzione compatibile con la maggior parte dei software di gestione contabile 

fees Pro è un software perfettamente integrabile con la maggior parte dei gestionali contabili/ERP (SAP, Microsoft Dynamics 365, Zucchetti, TeamSystem, SAGE X3…). 

Conservazione digitale a norma  

Con la dematerializzazione delle note spese, sarà più facile e pratico per l’ufficio contabilità fornire dei documenti conformi alla normativa italiana in caso di controlli fiscali.  

Vantaggi: un risparmio di tempo notevole e un controllo più preciso delle spese

Vuoi saperne di più su fees Pro? Vuoi richiedere una prova gratuita? Non esitare a contattarci, saremo disponibili a rispondere ad ogni domanda!