Nota Spese: quanto costa ad un’azienda?
Costo aziendale nota spese, quanto incide nel bilancio aziendale?
Nota Spese: quanto costa ad un azienda? Per molti resta ancora un tabu questa voce di spesa. Vi aiutiamo a far luce su uno dei costi sommersi che impatta ogni realtà aziendale.
La gestione delle spese di trasferta , dall'autorizzazione al rimborso al dipendente, è un processo trasversale che coinvolge diverse figure aziendali. Una ricerca della SDA Bocconi ne analizza i costi .
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Il processo di gestione dei rimborsi spese, la famigerata “nota spese” croce e delizia di molti, è un processo altamente trasversale in azienda, poiché per sua natura coinvolge molti soggetti con diverse funzioni aziendali e può pertanto riguardare un elevato numero di persone, spesso ben distribuite sia dal punto di vista organizzativo che territoriale.Una ricerca della SDA Bocconi di Milano commissionata da Edenred Italia focalizza tre diversi punti di vista per la definizione di questo processo: l’efficienza, l’efficacia e la flessibilità.
Le ipotesi iniziali per il calcolo
La parte più complessa della ricerca è stata quella di calcolare il costo della gestione del processo.L’ipotesi basilare è che il costo principale di gestione delle nota spese sia rappresentato dal tempo dedicato dalle risorse coinvolte nello svolgimento di questa attività.
Nel campione analizzato il costo di processo sembra essere particolarmente significativo: è, infatti, pari a circa il 2% del costo del personale. Aggiungendo il costo delle note spese riconosciute ai dipendenti, pari al 6%, la gestione dei rimborsi incide sul costo del personale per circa l’8%.
Mediamente gestire una "riga nota spese" presenta un costo equivalente pari a circa 21 euro. In particolare, se è vero che tale costo medio è sostenuto dal 44% dei rispondenti, è risultato un costo medio equivalente di circa 3 euro per le aziende più efficienti (25% dei rispondenti) e un costo medio equivalente di circa 38 euro per le aziende meno efficienti (31% dei rispondenti). In alcuni casi, sebbene rarissimi, il costo di gestione di una riga è risultato essere superiore al valore riconosciuto come rimborso al dipendente.
Costo aziendale nota spese, ecco i risultati della ricerca.
La ricerca sottolinea, poi, come la maggiore onerosità per l’azienda sia attribuibile alla fase di compilazione delle note spese. La possibilità di rendere più automatizzata questa specifica fase di processo consentirebbe, secondo i ricercatori della Bocconi, significativi recuperi di costo e probabilmente anche della soddisfazione media degli utenti coinvolti.
Certo, il costo delle fasi più operative e, in particolare, delle attività di controllo e approvazione, da un lato, e di chiusura e contabilizzazione dall’altro, è ancora più rilevante: nel loro complesso esse coprono circa il 26% del costo di processo nonostante siano fra le fasi maggiormente standardizzabili.
Infine, e questa è a suo modo una sorpresa, l’incidenza della voce “trasferta”si mostra di gran lunga secondaria: la fase tipica di processo, quella che di fatto rappresenta il primo motivo di esistenza della nota spese, copre in realtà solo il 14% del costo di processo, come il controllo e approvazione, mentre il 39% è costituito dalla compilazione della nota, il 12% dalla chiusura e contabilizzazione e solo un 8% del costo è imputabile alla gestione di non conformità.
Delle aziende intervistate riguardo il Costo aziendale nota spese:
il 26% dichiara una percentuale di note spese discrepanti tra il 5% e il 10%
il 22% dichiara una percentuale di note spese discrepanti tra il 10% e il 15%
Le "Worst performer" dichiarano anomalie maggiori del 20%
Le "Best performer" dichiarano anomalie inferiori al 5%
Nell'infografica che segue sono sintetizzati i principali risultati emersi dalla ricerca.
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