Aggiornato ad agosto 2026
A cura del Team editoriale di fees.
Contenuto revisionato sulle fonti normative disponibili ad agosto 2026. Per casi specifici è opportuno verificare l'applicazione con il consulente fiscale o del lavoro dell'azienda.
In breve:
La diaria di trasferta è un'indennità giornaliera che l'azienda può riconoscere al dipendente inviato temporaneamente fuori dalla sede abituale di lavoro.
Per le trasferte fuori dal territorio comunale, l'articolo 51, comma 5 del TUIR prevede una franchigia fiscale fino a 46,48 euro al giorno in Italia e 77,47 euro all'estero nel sistema interamente forfettario.
Se l'azienda rimborsa separatamente vitto o alloggio, la soglia della diaria esente si riduce. Se rimborsa entrambe le voci, la riduzione è ancora maggiore.
Diaria, rimborso analitico e rimborso misto richiedono procedure diverse. Un software gestione note spese aiuta l'azienda ad applicare il metodo previsto dalla propria policy e a mantenere separate indennità, giustificativi e altre spese di trasferta.
Cos'è la diaria di trasferta?
La diaria di trasferta è un'indennità giornaliera che può essere riconosciuta al lavoratore quando svolge temporaneamente la propria attività fuori dalla sede abituale di lavoro. Viene utilizzata per compensare in modo forfettario i costi e i disagi legati alla trasferta, secondo le regole aziendali, contrattuali e fiscali applicabili.
Nel linguaggio amministrativo si parla anche di indennità di trasferta o, più semplicemente, di diaria.
Il riferimento fiscale principale è l'articolo 51, comma 5 del DPR 917/1986, Testo Unico delle Imposte sui Redditi – TUIR.
La diaria va tenuta distinta dal rimborso delle singole spese. Nel primo caso viene riconosciuto un importo prestabilito per ogni giornata di trasferta. Nel secondo vengono rimborsati i costi effettivamente sostenuti dal lavoratore, per esempio hotel, pasti o trasporti.
Questa distinzione è fondamentale perché determina il trattamento fiscale della trasferta.
Cosa significa "diaria"?
Il termine diaria significa letteralmente somma riconosciuta su base giornaliera. Nel lavoro dipendente viene utilizzato soprattutto per indicare l'indennità riconosciuta durante una trasferta.
Quando un'azienda parla di "diarie", quindi, si riferisce normalmente agli importi giornalieri riconosciuti ai dipendenti inviati fuori sede.
La diaria può essere prevista da:
contratto collettivo applicato;
accordi aziendali;
regolamento trasferte;
travel policy interna.
La normativa fiscale stabilisce invece entro quali limiti determinate somme possono essere escluse dal reddito imponibile del dipendente. Per questo motivo la soglia fiscale non coincide necessariamente con l'importo della diaria stabilita dall'azienda.
Quando si parla di trasferta?
Una trasferta si verifica quando il lavoratore viene inviato temporaneamente a svolgere la propria attività in un luogo diverso dalla sede abituale di lavoro.
Ai fini fiscali è particolarmente importante distinguere tra:
trasferta all'interno del territorio comunale;
trasferta fuori dal territorio comunale;
trasferta in Italia;
trasferta all'estero.
Il regime fiscale previsto dall'articolo 51, comma 5 del TUIR riguarda in particolare le trasferte effettuate fuori dal territorio comunale.
Trasferta all'interno dello stesso comune
Per le trasferte effettuate all'interno del territorio comunale della sede di lavoro, le indennità corrisposte concorrono generalmente alla formazione del reddito del dipendente. Le spese di viaggio e trasporto possono seguire regole specifiche quando risultano adeguatamente documentate.
Trasferta fuori dal comune
Quando il lavoratore viene inviato fuori dal territorio comunale, possono essere applicati i regimi fiscali previsti per:
rimborso forfettario;
rimborso analitico;
rimborso misto.
La modalità scelta incide sulla quota della diaria fiscalmente esente.
Quanto è la diaria di trasferta nel 2026?
Nel sistema completamente forfettario, la diaria può essere esclusa dal reddito del dipendente fino a 46,48 euro al giorno per le trasferte in Italia e 77,47 euro al giorno per quelle all'estero. Gli importi derivano dall'articolo 51, comma 5 del TUIR.
Tipologia | Italia | Estero |
Diaria interamente forfettaria | €46,48 | €77,47 |
Diaria + rimborso vitto oppure alloggio | €30,99 | €51,65 |
Diaria + rimborso vitto e alloggio | €15,49 | €25,82 |
Le soglie cambiano quando alcune spese vengono rimborsate separatamente.
Se viene rimborsato il vitto oppure l'alloggio, la franchigia della diaria viene ridotta di un terzo. Se vengono rimborsati sia il vitto sia l'alloggio, la franchigia viene ridotta di due terzi.
Fonte normativa: articolo 51, comma 5, DPR 917/1986.
Fonte di approfondimento ufficiale: Agenzia delle Entrate, Circolare 15/E del 22 dicembre 2025.
La diaria di trasferta è obbligatoria?
La presenza di una trasferta non determina automaticamente il diritto a una diaria di 46,48 o 77,47 euro. Questi importi rappresentano soglie fiscali previste dal TUIR. L'effettivo importo spettante al lavoratore dipende dalle regole applicabili al rapporto di lavoro.
L'azienda deve quindi verificare:
CCNL applicato;
eventuali accordi integrativi;
regolamento aziendale;
travel policy;
condizioni previste per la specifica trasferta.
Il punto è importante perché nella gestione quotidiana viene spesso confusa la soglia di esenzione fiscale con la diaria dovuta al dipendente. Sono due elementi distinti e devono essere gestiti separatamente.
Diaria e rimborso spese sono la stessa cosa?
La diaria e il rimborso spese sono due modalità diverse di gestire i costi della trasferta.
La diaria riconosce un importo forfettario.
Il rimborso analitico restituisce al dipendente la spesa effettivamente sostenuta e documentata.
Il rimborso misto utilizza entrambe le modalità.
La scelta dovrebbe essere definita chiaramente nella travel policy aziendale per evitare che ogni dipendente gestisca la trasferta in modo diverso.
Come viene tassata la diaria?
La diaria può essere esclusa dal reddito del dipendente entro le soglie previste dal TUIR per le trasferte fuori dal territorio comunale. Se viene superata la franchigia applicabile, la quota eccedente concorre alla formazione del reddito imponibile.
Esempio
Un'azienda riconosce una diaria forfettaria di 60 euro al giorno per una trasferta in Italia. La franchigia applicabile è 46,48 euro. La differenza è:
60 - 46,48 = 13,52 euro
I 13,52 euro eccedenti rappresentano la parte che concorre alla formazione del reddito del dipendente, salvo ulteriori elementi specifici del caso.
Diaria in Italia e diaria all'estero: cosa cambia?
La disciplina utilizza soglie diverse per le trasferte nazionali e internazionali. Nel regime completamente forfettario:
Italia → 46,48 euro al giorno;
estero → 77,47 euro al giorno.
Nel sistema misto vengono applicate le relative riduzioni di un terzo o due terzi.
Per un'azienda con personale che viaggia spesso all'estero è quindi utile differenziare chiaramente le regole nella travel policy e nel sistema di gestione delle trasferte.
Come si calcola una diaria di trasferta?
Il calcolo della diaria parte dal numero di giornate di trasferta e dall'importo giornaliero previsto dall'azienda.
La formula base è:
Importo diario × numero di giorni = diaria totale
Il calcolo fiscale richiede però un secondo passaggio. Bisogna verificare:
se la trasferta avviene fuori dal territorio comunale;
se è in Italia o all'estero;
quale sistema di rimborso viene utilizzato;
se vitto o alloggio vengono rimborsati separatamente;
quale franchigia fiscale è quindi applicabile.
Esempio di rimborso misto
Un dipendente trascorre due giorni a Roma. L'azienda riconosce 30 euro di diaria giornaliera e rimborsa separatamente l'hotel. Poiché viene rimborsato l'alloggio, la soglia fiscale della diaria nazionale è ridotta a 30,99 euro. Una diaria di 30 euro rimane quindi entro la franchigia prevista.
Come gestire i giorni parziali di trasferta?
La gestione di partenze o rientri a metà giornata può dipendere dalle regole aziendali e dal contratto collettivo applicato.
Il TUIR stabilisce le soglie fiscali giornaliere, mentre il criterio utilizzato per determinare quanto riconoscere in una giornata parziale deve essere verificato rispetto a CCNL e policy interna.
Da verificare per ogni CCNL: regole specifiche su diaria intera, frazionata o ridotta in base alla durata della trasferta!
Per evitare contestazioni, la travel policy dovrebbe definire in anticipo:
durata minima della trasferta;
trattamento delle mezze giornate;
orario di partenza;
orario di rientro;
eventuale riduzione della diaria.
Cosa cambia con la tracciabilità delle spese di trasferta?
Nel 2026 rimangono rilevanti le regole introdotte sulla tracciabilità di determinate spese sostenute durante trasferte e missioni. La disciplina è stata modificata nel corso del 2025 e chiarita dall'Agenzia delle Entrate con la Circolare 15/E del 22 dicembre 2025.
Le regole riguardano in particolare alcune spese sostenute nel territorio dello Stato, tra cui:
vitto;
alloggio;
taxi;
NCC;
determinate spese di viaggio e trasporto previste dalla normativa.
Quando ricorrono le condizioni indicate dalla legge, la modalità di pagamento utilizzata diventa rilevante per il trattamento fiscale. Per l'amministrazione questo significa che la gestione della trasferta deve tenere insieme:
spesa;
giustificativo;
modalità di pagamento;
eventuale diaria;
dipendente;
data della trasferta.
Quali documenti servono per una trasferta?
La documentazione necessaria dipende dal sistema di rimborso scelto.
Con una diaria completamente forfettaria, l'importo non viene determinato attraverso gli scontrini di vitto e alloggio.
Con il rimborso analitico servono invece i documenti relativi alle spese effettivamente sostenute.
Tra i documenti che possono entrare nel processo ci sono:
ricevute;
fatture;
biglietti;
ricevute taxi;
documenti dell'hotel;
eventuale autorizzazione alla trasferta;
informazioni sulla modalità di pagamento.
La travel policy dovrebbe specificare quali documenti sono obbligatori e entro quanto tempo devono essere presentati.
Come registrare la diaria nella nota spese?
La diaria dovrebbe essere registrata come voce collegata alla specifica trasferta e alle relative giornate. L'amministrazione deve poter ricostruire facilmente:
dipendente;
destinazione;
periodo;
importo giornaliero;
numero di giorni;
sistema di rimborso;
eventuali vitto e alloggio rimborsati separatamente;
spese di viaggio;
approvazione.
Se questi dati rimangono distribuiti tra Excel, email, ricevute e messaggi, aumenta il lavoro necessario per verificare la correttezza della trasferta.
Con fees, note spese e documenti possono essere gestiti all'interno di un processo unico, rendendo più semplice il controllo delle spese collegate alla stessa trasferta.
Quali errori evitare nella gestione delle diarie?
Gli errori più frequenti derivano da regole poco chiare e dal controllo isolato delle singole voci.
Confondere la soglia fiscale con l'importo dovuto
I 46,48 euro e 77,47 euro rappresentano franchigie fiscali previste dal TUIR. L'effettivo importo della diaria deve essere verificato rispetto a CCNL e policy aziendale.
Rimborsare hotel e diaria piena senza verificare il regime
Se viene rimborsato separatamente l'alloggio, la franchigia della diaria si riduce.
Gestire ogni ricevuta senza considerare la trasferta complessiva
La corretta applicazione delle regole dipende dalla combinazione delle spese sostenute nella stessa giornata.
Non distinguere Italia ed estero
Le soglie fiscali sono diverse.
Non definire le regole nella travel policy
Se il dipendente scopre le regole dopo aver sostenuto la spesa, aumentano eccezioni e richieste di chiarimento.
Come definire le diarie nella travel policy aziendale?
La travel policy dovrebbe stabilire in anticipo quando viene utilizzata la diaria e come si combina con gli altri rimborsi.
Una policy completa dovrebbe chiarire almeno:
quando viene riconosciuta la diaria;
importo previsto;
trattamento Italia ed estero;
regole per mezze giornate;
rimborsi di vitto;
rimborsi di alloggio;
trasporto;
categorie ammesse;
massimali;
modalità di pagamento;
documentazione richiesta;
procedura di approvazione;
gestione delle eccezioni.
Questo permette all'azienda di trasformare una regola fiscale in una procedura operativa comprensibile.
Come gestire la diaria con un software gestione note spese?
Un software gestione note spese è utile quando l'azienda deve controllare insieme trasferta, diaria, ricevute, policy e approvazioni.
La gestione manuale funziona finché il numero di trasferte rimane limitato. Quando aumentano dipendenti, sedi e viaggi, diventa più difficile verificare la coerenza di ogni pratica.
fees permette alle aziende di centralizzare il processo di gestione delle note spese, mantenendo in un unico ambiente informazioni, documenti e workflow amministrativi.
Il vantaggio è particolarmente evidente nei rimborsi misti. L'amministrazione deve infatti sapere che una determinata giornata comprende:
diaria;
eventuale hotel;
eventuale pasto;
trasporti;
giustificativi;
metodo di pagamento.
Gestire tutte queste informazioni nello stesso processo riduce la necessità di ricostruire la trasferta a posteriori.
Quando conviene usare diaria, rimborso analitico o sistema misto?
La scelta dipende dal tipo di trasferta, dalle regole aziendali e dal livello di controllo desiderato.
Sistema | Vantaggio operativo | Gestione amministrativa |
Forfettario | Semplice per il dipendente | Più lineare |
Analitico | Rimborso aderente alle spese reali | Più documenti da controllare |
Misto | Maggiore flessibilità | Maggiore attenzione fiscale |
Il sistema forfettario può essere utile quando l'azienda vuole standardizzare il trattamento delle trasferte. Il rimborso analitico può essere più adatto quando i costi variano molto da città a città o da viaggio a viaggio. Il sistema misto offre flessibilità, ma richiede regole chiare perché il rimborso di vitto e alloggio modifica la franchigia fiscale della diaria.
Checklist per gestire correttamente una diaria di trasferta
Prima di approvare una trasferta, tra i controlli per l’approvazione di una nota spesa, l'amministrazione dovrebbe verificare almeno questi elementi:
luogo della trasferta;
comune della sede abituale;
date di partenza e rientro;
Italia o estero;
sistema di rimborso applicato;
importo della diaria;
vitto eventualmente rimborsato;
alloggio eventualmente rimborsato;
documenti allegati;
modalità di pagamento quando rilevante;
rispetto della travel policy;
approvazione finale.
Questa verifica permette di evitare che una voce apparentemente corretta venga trattata fiscalmente in modo errato a causa delle altre spese della stessa trasferta.
FAQ sulla diaria di trasferta
Che cos'è la diaria?
La diaria è un'indennità giornaliera che può essere riconosciuta al lavoratore durante una trasferta. Può essere utilizzata come rimborso forfettario secondo le condizioni definite dall'azienda e dalla normativa applicabile.
Quanto è la diaria giornaliera nel 2026?
La franchigia fiscale della diaria completamente forfettaria è pari a 46,48 euro al giorno per le trasferte in Italia e 77,47 euro al giorno per quelle all'estero, secondo l'articolo 51, comma 5 del TUIR.
La diaria è tassata?
La diaria può essere esclusa dal reddito entro le soglie previste dal TUIR. La parte eccedente la franchigia applicabile concorre alla formazione del reddito del dipendente.
La diaria richiede gli scontrini?
Nel sistema completamente forfettario la diaria non viene calcolata sulla base degli scontrini di vitto e alloggio. Nel sistema analitico e nel sistema misto, invece, le spese rimborsate separatamente richiedono la documentazione prevista.
Si possono rimborsare hotel e diaria insieme?
Sì, ma il rimborso separato dell'alloggio comporta una riduzione della franchigia fiscale della diaria. Per le trasferte in Italia la soglia passa da 46,48 euro a 30,99 euro quando viene rimborsato analiticamente il vitto oppure l'alloggio.
Gestire trasferte, diarie e note spese in un unico processo
La gestione della diaria diventa complessa quando deve essere collegata a hotel, pasti, trasporti, documenti e regole aziendali.
fees aiuta le aziende a digitalizzare la gestione delle note spese e delle trasferte, centralizzando informazioni, documenti e processi di approvazione.
