Diarie e indennità di trasferta: quali sono le differenze?

Nell’ambito aziendale alcuni termini possono portare a confusione. Così, è facile confondere l'uno per l'altro i concetti di diaria e indennità di trasferta. Esistono però delle differenze importanti fra di loro. Infatti, diaria e indennità di trasferta non sono soggette allo stesso regime fiscale. Quindi, non rappresentano la stessa cosa sia per il datore di lavoro che per il lavoratore in trasferta. Scoprite in questo articolo le definizioni dei termini diaria e indennità di trasferta e cosa le distingue.

1.   Trasferta di lavoro e tipologie di rimborso spese

Trasferta di lavoro, trasferimento e viaggio di lavoro

La trasferta di lavoro è occasionale, temporanea e può realizzarsi sia in Italia che all’estero.  Non si caratterizza per la sua durata, ma si tratta dello svolgimento del lavoro fuori dalla sede principale. Al termine di tale svolgimento è previsto il ritorno nella sede aziendale indicata dal contratto. La trasferta di lavoro può durare da un giorno fino a diverse settimane.

Si distingue quindi dal trasferimento. Infatti, quando lo spostamento in un luogo di lavoro diverso da quello abituale diventa permanente, si parla di trasferimento. La trasferta di lavoro si distingue anche dai viaggi di lavoro dei dipendenti che, da contratto, viaggiano spesso per motivi legati alla natura del loro lavoro.

Queste differenze sono importanti perché il carattere temporaneo della trasferta di lavoro è alla base del calcolo delle relative spese sostenute nel corso di essa. Vitto e alloggio, biglietti di trasporti pubblici, noleggio di una macchina: la trasferta di lavoro prevede dei costi quotidiani. Queste spese vengono poi rimborsate secondo diverse tipologie di rimborso spesa, a seconda della scelta dell’azienda e del contratto di lavoro.

Le tipologie di rimborso spese per la trasferta di lavoro: diaria e indennità di trasferta

Durante una trasferta di lavoro il lavoratore deve spesso anticipare più spese. Ad esempio quelle per vitto e alloggio, per poi richiederne il rimborso all’azienda. Esistono due tipologie di rimborso spese per le trasferte di lavoro: il rimborso forfettario ed il rimborso analitico o a piè di lista.

Nella modalità del rimborso forfettario, la diaria corrisponde alla cifra pattuita che viene data al dipendente in trasferta. Questa sarà determinata a seconda del tipo di spesa sostenuta e poi dichiarata in una nota spese. In questo caso, il lavoratore non deve attestare nel dettaglio le spese sostenute durante la trasferta. Quindi, non deve conservare alcun documento fiscale: ricevute, scontrini o fatture.

Nella modalità di rimborso a piè di lista il dipendente riceve, oltre ai rimborsi per le spese effettuate, anche un’indennità giornaliera. Tale indennità giornaliera può variare a seconda di cosa viene rimborsato. In questo caso, il lavoratore deve conservare tutti i documenti fiscali giustificativi al fine di certificare l’importo esatto delle spese sostenute che gli vengono rimborsate.

2.   Diaria e indennità di trasferta, definizione e differenze

La diaria

Nel caso della diaria, il lavoratore non deve produrre alcun documento fiscale giustificativo per certificare l’ammontare delle spese sostenute durante la trasferta. Deve solo indicare la tipologia delle spese compilando la nota spese. In questo modo, permette all’azienda di calcolare l’importo di cui il dipendente è a credito. La diaria non viene considerata come retribuzione. Infatti, riguarda esclusivamente la tipologia di rimborso a forfait e non viene tassata entro i seguenti limiti:

– 46,48 Euro al giorno per le trasferte fuori del territorio comunale ma effettuate in Italia;

– 77,46 Euro al giorno per le trasferte all’estero.

Qualunque sia la durata della trasferta, al lavoratore viene sempre riconosciuta un’indennità forfettaria fino a 46,48€ al giorno se la trasferta viene effettuata in Italia. Questo sia che la mansione sia durata qualche ora sia un’intera giornata. 

L’azienda può scegliere se applicare i limiti esatti o applicare limiti più bassi. Il datore di lavoro può anche scegliere di superare questi limiti. Tuttavia, perde la detraibilità dell’importo in eccesso dell’eventuale rimborso.

Alcune volte, però, si utilizza in maniera sbagliata il termine "diaria" per indicare l’indennità di trasferta. Ciò provoca facili confusioni tra diaria e indennità di trasferta.

L’indennità di trasferta

L'azienda può dare al lavoratore in trasferta una indennità di trasferta. Questo termine indica la somma aggiuntiva concessa al lavoratore come compenso per il fatto che è in trasferta e quindi chiamato ad esercitare le sue funzioni al di fuori della sede abituale dell’azienda. L’indennità di trasferta viene considerata come una parte aggiuntiva dello stipendio. Può naturalmente aggiungersi al rimborso spese analitico o a piè di lista. Quando è tassata, lo è sempre in capo al lavoratore.

L’importo dell’indennità di trasferta può variare secondo i parametri stabiliti dalla legge. Per conoscere l’ammontare dell’indennità di trasferta, bisogna fare riferimento al contratto collettivo nazionale di lavoro (CCNL). Bisogna quindi tenere presente che ogni settore di attività ha le sue specificità e può prevedere un contributo diverso. Sì può prestabilire o calcolare l’importo in base ad una percentuale sulla retribuzione giornaliera. In ogni caso, deve essere corrisposto per l’intero periodo della trasferta di lavoro. L'indennità di trasferta è dunque un compenso aggiuntivo rispetto alle spese documentate. Inoltre, si considera come una retribuzione in busta paga dal punto di vista fiscale. Pertanto, è soggetta alla relativa tassazione.

Indennità di trasferta e CCNL

Le indicazioni relative all’indennità di trasferta si possono trovare in uno dei contratti più diffusi, il CCNL:

L’indennità di trasferta ha “natura retributiva, che ristora il disagio connesso al lavoro fuori sede, così come l’eventuale prolungamento d’orario per i tempi di viaggio, nel limite massimo di 2 (due) ore giornaliere. Oltre tale limite il tempo di viaggio, salvo che il Lavoratore non sia conduttore del mezzo di trasporto (nel qual caso gli spetterà l’intera retribuzione oraria), sarà retribuito con il 70% (settanta per cento) della R.O.N. L’eventuale lavoro straordinario effettuato fuori dalla sede abituale di lavoro, purché autorizzato e documentato, sarà retribuito con le normali maggiorazioni contrattuali.”

Non confondere diaria e indennità di trasferta è dunque essenziale ai fini dell'implementazione di un processo di gestione delle spese.

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Conclusione

In sintesi, quindi, la diaria riguarda le spese rimborsate con la tipologia di rimborso a forfait. L’indennità di trasferta rappresenta invece un compenso aggiuntivo per il dipendente durante le trasferte di lavoro che prevedono un rimborso analitico. Al contrario della diaria, l’indennità di trasferta viene considerata come reddito ed è quindi tassata come tale in capo al dipendente.