Excel vs fees
Note spese su Excel: l’alternativa che le automatizza
Quando il foglio Excel delle note spese non basta più
Excel è lo strumento più usato per le note spese nelle piccole e medie aziende: è flessibile, lo conoscono tutti e non costa nulla in più.
Quando però le note spese diventano ricorrenti, con più persone, trasferte e regole da rispettare, il problema cambia natura.
Sulla carta basta un buon modello. Nel lavoro quotidiano, però, il foglio mostra presto i suoi limiti:
Scontrini cartacei da conservare e ricopiare a mano
Formule, versioni e file che girano via email
Controlli su policy, IVA e duplicati tutti manuali
Non è una questione di attenzione: è un processo che dipende dalle persone a ogni passaggio.
Excel è un foglio di calcolo, fees è un processo per le note spese
Excel è un ottimo foglio di calcolo e molte aziende lo usano anche per le note spese, con modelli costruiti negli anni.
Il punto è che Excel non sa cos’è una nota spese. Non legge lo scontrino, non sa se un pranzo supera il massimale, non avvisa il responsabile che c’è qualcosa da approvare.
Finché le spese sono poche, questo lavoro manuale regge. Quando crescono, ogni controllo ricade su chi lavora in amministrazione.
Nel lavoro quotidiano questo si traduce in scontrini da ricopiare, correzioni da chiedere via email e dati da reinserire in contabilità.
fees invece è progettato solo per le note spese, insieme a commercialisti, consulenti e avvocati italiani.
Il dipendente fotografa lo scontrino, feescan estrae i dati, il sistema applica le policy e manda la nota in approvazione. All’amministrazione arrivano dati già controllati e pronti per il gestionale.
Il risultato è lo stesso report che oggi costruisci su Excel, senza doverlo rifare a mano ogni mese.
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Scontrini fotografati, niente da ricopiare a mano
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Policy e controlli applicati in automatico
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Lavori con metodo, semplice ed efficiente nel tempo
fees vs Excel: due modi di gestire le note spese aziendali
Sia con Excel che con fees puoi gestire le note spese.
Quello che cambia è quanto lavoro manuale resta alle persone.
Con Excel ogni passaggio è manuale: il dipendente compila il modello, allega gli scontrini e invia il file. L’amministrazione ricontrolla importi, categorie e massimali, chiede le correzioni e ricopia i dati in contabilità.
fees invece è un processo già impostato per le note spese: lo scontrino viene letto in automatico, le regole sono applicate al momento del caricamento e l’approvazione segue un flusso definito. L’amministrazione interviene solo sulle eccezioni.
Se le note spese sono poche e occasionali, un foglio Excel può bastare.
Se invece vuoi smettere di ricontrollare tutto a mano, ridurre gli errori e togliere lavoro all’amministrazione, serve un processo pensato solo per le note spese.
Ed è qui che si fa la scelta.
⬇️ Excel
Uno strumento flessibile e già disponibile, in cui ogni passaggio delle note spese resta manuale.
Scontrini da ricopiare a mano
Policy e massimali controllati dalle persone
File e versioni che girano via email
Errori scoperti a fine mese o dal commercialista
⬇️ fees
Un processo dedicato che automatizza raccolta, controllo e approvazione delle note spese.
Scontrini letti in automatico con l’OCR
Policy di spesa applicate al caricamento
Approvazioni multilivello tracciate
Dati pronti per il gestionale contabile
fees
Excel
App per fotografare gli scontrini
Lettura automatica dei dati (OCR)
Policy di spesa applicate in automatico
Workflow di approvazione
Rimborsi chilometrici con tabelle ACI
Archiviazione digitale dei giustificativi
Controllo di duplicati e anomalie
Reportistica spese
Centri di costo e commesse
Integrazione con il gestionale
Quando passare da Excel a un software per le note spese?
Excel può bastare se le note spese sono poche, le compila una sola persona e non servono approvazioni o centri di costo.
fees conviene quando più persone fanno note spese ogni mese, ci sono trasferte, rimborsi chilometrici e policy da rispettare, e l’amministrazione perde ore a controllare e ricopiare dati.
Molte aziende partono da Excel e passano a un software quando il foglio diventa il collo di bottiglia del processo.
Scegli chi ti da una cosa in meno a cui pensare ogni mese. Fai come loro.
Scommettiamo che ti dimenticherai di noi?
"Rispetto a prima è un altro mondo: non ci sono più scontrini sparsi ovunque, raccolgo tutto in digitale, azzero gli errori di compilazione, velocizzo i controlli preliminari."
BM
Barbara M.
Amministrazione, grande azienda
"Meno perdita di tempo, meno errori. Finalmente una visione chiara: i dati sono completi perché tutti usano l'app senza resistenze."
AL
Alessandra L.
CFO & HR, media impresa
"Voglio essere a posto con il commercialista (che mi ha sgridato) e in caso di controllo non posso rischiare. Con Fees ho risolto la gestione delle note spese."
AP
Andrea P.
CEO, piccola azienda
Domande comuni con risposte chiare
Come si gestiscono le note spese con Excel?
Excel va bene per le note spese aziendali?
Quali sono i limiti di un foglio Excel per le note spese?
Quanto tempo si risparmia passando da Excel a fees?
fees legge automaticamente gli scontrini?
fees si integra con il gestionale contabile?