Gestire le spese di un team in trasferta | fees
Come gestire le spese di un team in trasferta: dal campo all'approvazione
Quando più persone sono in trasferta contemporaneamente, le note spese si accumulano, i giustificativi si perdono e i rimborsi tardano. Servono un flusso chiaro e strumenti che funzionino sul campo, non solo in ufficio. fees è pensato esattamente per questo scenario.
## Caricamento delle spese direttamente dal campo
Il momento migliore per registrare una spesa è subito dopo averla sostenuta. Con fees ogni membro del team fotografa la ricevuta o la fattura: l'OCR estrae automaticamente importo, data e fornitore. La spesa viene caricata in mobilità, associata alla trasferta o al progetto, e diventa subito visibile al responsabile. Niente fogli Excel compilati a fine mese, niente scontrini smarriti in tasca.
## Flusso di approvazione multilivello e monitoraggio dei plafond
In un team strutturato le spese di trasferta devono passare per più livelli: il team leader approva le spese operative, il finance controlla i totali. fees gestisce flussi di approvazione multilivello configurabili, con notifiche automatiche a ogni passaggio. Il responsabile vede in tempo reale lo stato di ogni nota spese e il consumo dei plafond configurati, ricevendo avvisi quando una soglia si avvicina al limite.
## Rimborsi chilometrici, pedaggi e multi-valuta
Le trasferte generano spese eterogenee: chilometri percorsi con l'auto propria, pedaggi autostradali, spese in valuta estera. fees applica automaticamente le tariffe ACI per il rimborso chilometrico e importa i pedaggi tramite integrazione Telepass, associandoli alla trasferta corretta. Per le trasferte all'estero la gestione multi-valuta converte le spese nella valuta aziendale, mantenendo il documento originale in conservazione digitale pronto per l'export contabile.
Q&A
D: Come evito che i giustificativi vadano persi durante la trasferta?
R: Con fees ogni spesa viene fotografata e caricata sul momento: il documento digitale è conservato immediatamente, indipendentemente da cosa accade allo scontrino cartaceo.
D: Posso impostare un budget massimo per trasferta o per persona?
R: Sì, è possibile configurare limiti di budget e soglie di spesa: fees invia notifiche quando un plafond si avvicina al limite, prima che venga superato.
D: Come funziona l'approvazione delle spese per un team con più responsabili?
R: fees supporta flussi di approvazione multilivello: puoi configurare più approvatori in sequenza o in parallelo, così ogni spesa segue il percorso corretto prima di essere rimborsata.
