Automatizzare le note spese: come eliminare il data entry e restituire tempo al team
Inserire manualmente ogni scontrino, ricevuta e pedagio è una perdita di tempo misurabile: ore sottratte ogni mese a commerciali, tecnici e amministrativi. Automatizzare le note spese non è un lusso, ma una scelta operativa concreta. fees è stato progettato esattamente per questo: ridurre al minimo l'intervento umano su dati che si possono catturare, classificare e inviare in modo automatico.
OCR e caricamento in mobilità: la spesa registrata sul momento
Il punto di partenza dell'automazione è la cattura del documento. Con fees si fotografa la ricevuta o la fattura direttamente dallo smartphone: l'OCR estrae importo, data, fornitore e categoria senza che l'utente digiti nulla. La spesa viene caricata in mobilità subito dopo l'acquisto, mentre i dati sono freschi e il documento è in mano. Questo elimina il problema classico delle ricevute accumulate a fine mese e inserite a memoria, con tutti gli errori che ne derivano.
Regole automatiche: categorie, budget e soglie senza intervento manuale
Una volta acquisita, la spesa deve essere classificata correttamente. fees applica categorie predefinite, limiti di budget configurabili e soglie di controllo (come le spese di rappresentanza) in modo automatico, con notifiche in tempo reale quando si avvicina o supera un plafond. L'integrazione Telepass importa i pedaggi e li associa alle trasferte senza nessun inserimento manuale. Le tariffe ACI per i rimborsi chilometrici vengono applicate in automatico, azzerando calcoli a mano e contestazioni.
OCR e caricamento in mobilità: la spesa registrata sul momento
L'ultimo miglio dell'automazione è il trasferimento dei dati verso i sistemi contabili. fees esporta le note spese verso i principali gestionali e conserva digitalmente i documenti, eliminando l'archiviazione cartacea. Per le aziende con sistemi proprietari, le API fees permettono di integrare il flusso dati in modo diretto. Il risultato è un ciclo completo — dalla fotografia dello scontrino all'export in contabilità — in cui il team amministrativo interviene solo per le eccezioni, non per il data entry di routine.
Q&A
Quanto tempo si risparmia davvero eliminando il data entry manuale?
Le spese caricate in mobilità sono affidabili quanto quelle inserite da desktop?
fees si integra con il gestionale contabile già in uso in azienda?
