Note spese e Acumatica: come portare i dati delle spese approvate nel tuo ERP
Quando Acumatica è configurato a livello corporate ma la filiale italiana deve rispettare regole fiscali locali, la gestione delle note spese diventa un nodo critico: centri di costo, causali contabili e codifiche devono essere coerenti con l'ERP ma conformi alla normativa italiana. fees si integra con Acumatica e in onboarding il collegamento viene calato sulla configurazione specifica dell'azienda.
Due strade tecniche, entrambe disponibili
Il collegamento tra fees e Acumatica si realizza in due modi. Il primo è il tracciato di export contabile: un file CSV, XML o TXT strutturato sui campi che Acumatica si aspetta in import, configurato durante l'onboarding sulla base del layout dell'ambiente del cliente. Il secondo è l'API fees Can: le spese approvate vengono esposte in JSON e Acumatica le consuma tramite le proprie API REST contract-based. La scelta tra le due dipende dall'architettura già in uso: se l'azienda ha un processo di import batch consolidato, il tracciato è la via più diretta; se invece si vuole un flusso event-driven senza intervento manuale, le API sono la strada giusta.
Mappatura dei dati: centri di costo, commesse e causali
Il punto più delicato dell'integrazione non è il formato del file, ma la mappatura. In fees ogni spesa può essere taggata per centro di costo, commessa, progetto o cliente; questi valori devono corrispondere esattamente alle codifiche già presenti in Acumatica. In onboarding si allineano le tabelle di riferimento: le categorie di spesa di fees vengono associate alle causali contabili di Acumatica, i tag commessa ai subaccount o ai project task dell'ERP, le anagrafiche dipendenti ai record già esistenti. Lato IT, è utile preparare in anticipo l'export delle codifiche attive in Acumatica (centri di costo, piani dei conti, elenco commesse) per accelerare questa fase.
Due strade tecniche, entrambe disponibili
Acumatica riceve dati già puliti e approvati. Prima del passaggio, fees ha estratto i dati tramite OCR da ricevute e fatture, applicato le tariffe ACI per i rimborsi chilometrici, importato i pedaggi Telepass e gestito le spese in valuta estera con conversione. Il flusso di approvazione multilivello garantisce che in Acumatica entrino solo movimenti validati. Questo riduce le correzioni a posteriori e alleggerisce il lavoro del team contabile che opera sull'ERP, evitando la doppia digitazione e i disallineamenti tra note spese cartacee e registrazioni contabili.
Q&A
Cosa devo preparare lato Acumatica prima dell'onboarding?
Come vengono gestite le spese in valuta estera nel passaggio ad Acumatica?
fees supporta flussi di approvazione multilivello prima dell'invio ad Acumatica?
