Note spese e Dolibarr: come portare le spese approvate nel gestionale senza data entry
Dolibarr è leggero e flessibile, ma il data entry manuale delle note spese rimane un collo di bottiglia: l'operatore ridigita dati già presenti altrove, con rischio di errori e ritardi. fees si integra con Dolibarr trasferendo automaticamente le spese approvate verso il gestionale, con la configurazione adattata all'ambiente specifico durante l'onboarding.
Due strade tecniche: export configurabile o API JSON
Il collegamento tra fees e Dolibarr può seguire due percorsi. Il primo è un tracciato di export contabile in formato CSV, XML o TXT, strutturato sui campi che Dolibarr si aspetta in import: causali, anagrafiche fornitore, date, importi, valuta. Il file viene generato da fees e importato nel gestionale secondo la frequenza che il team decide (giornaliera, settimanale, a chiusura periodo). Il secondo percorso usa le API fees Can: le spese approvate viaggiano in JSON verso Dolibarr in modo più diretto, senza file intermedi. In onboarding si valuta quale delle due strade si adatta meglio alla configurazione esistente e al volume di transazioni.
Mappatura dei dati: centri di costo, commesse e causali
Il punto critico di ogni integrazione è la mappatura: i tag che fees assegna alle spese (cliente, commessa, progetto, centro di costo) devono corrispondere alle codifiche già presenti in Dolibarr. In fase di onboarding si allineano le tabelle: i codici commessa di fees vengono associati ai progetti o agli analitica di Dolibarr, le categorie di spesa di fees vengono mappate sulle causali contabili del gestionale. Per le realtà che usano Dolibarr in modo leggero — senza piano dei conti articolato — la mappatura è semplice; chi ha configurato centri di costo o dimensioni analitiche richiede un allineamento più puntuale, che viene comunque gestito in onboarding.
Due strade tecniche: export configurabile o API JSON
Per avviare l'integrazione in modo efficiente conviene arrivare all'onboarding con alcune informazioni pronte: la lista delle causali o categorie di spesa attive in Dolibarr, i codici dei progetti o commesse a cui si vogliono agganciare le spese, e il formato di import che Dolibarr accetta nella propria configurazione (campo separatore, encoding, struttura colonne se si usa il tracciato file). Se si opta per le API, serve indicare l'endpoint di ricezione lato Dolibarr e le credenziali di accesso. Non è necessario sviluppare nulla da zero: fees porta l'integrazione già costruita e la adatta; il lavoro lato IT è prevalentemente di ricognizione e condivisione della configurazione esistente.
Q&A
Come vengono gestite le spese in valuta estera nel tracciato verso Dolibarr?
Cosa succede se in Dolibarr cambiano i codici commessa o le causali?
fees consente di taggare le spese per commessa o centro di costo prima che arrivino in Dolibarr?
