Note spese e Fatture in Cloud: integrazione tecnica con fees
Per una micro-impresa o una partita IVA su Fatture in Cloud, il vero rischio non è perdere uno scontrino: è che la spesa approvata non entri mai in contabilità nel modo giusto, con la causale corretta e il documento allegato. fees si integra con Fatture in Cloud per chiudere questo gap in modo strutturato, già dall'onboarding.
Come arrivano i dati delle spese in Fatture in Cloud
Esistono due strade tecniche, entrambe disponibili. La prima è un tracciato di export contabile (CSV, XML o TXT) configurato sui campi che Fatture in Cloud si aspetta in fase di import: ogni riga corrisponde a una spesa approvata, con importo, data, categoria e riferimento al documento originale. La seconda è tramite le API fees Can: le spese approvate viaggiano in JSON direttamente verso Fatture in Cloud, senza file intermedi. La scelta dipende dal volume di operazioni, dalla frequenza di sincronizzazione desiderata e dalle preferenze del reparto IT. In onboarding si definisce quale percorso attivare sulla configurazione specifica dell'azienda.
Mappatura dei dati: causali, categorie e anagrafiche
Il punto critico di qualsiasi integrazione contabile è la mappatura: una spesa in fees ha una categoria (es. vitto, carburante, pedaggi), un tag di progetto o commessa e un utente. Fatture in Cloud ha le sue causali, i suoi conti e la sua struttura di anagrafiche. In onboarding si allineano questi dizionari: ogni categoria fees viene associata alla causale contabile corrispondente, i tag di commessa o centro di costo vengono riportati nei campi che Fatture in Cloud usa per raggruppare i costi. Il risultato è che la spesa entra già classificata, senza intervento manuale del commercialista o del titolare.
Come arrivano i dati delle spese in Fatture in Cloud
Non si parte da un foglio bianco: l'integrazione è già realizzata, e in onboarding viene calata sulla configurazione dell'azienda. Lato Fatture in Cloud è utile avere a disposizione l'elenco delle causali contabili in uso, la struttura dei centri di costo o commesse attivi e le credenziali API dell'account (se si sceglie il percorso API-to-API). Lato fees, il team di onboarding configura le categorie di spesa, i flussi di approvazione e i tag in modo coerente con quanto Fatture in Cloud si aspetta. Non servono sviluppi custom né risorse IT dedicate per l'intera durata del progetto: la configurazione avviene una volta sola.
Q&A
Come si gestisce la mappatura se in Fatture in Cloud uso causali personalizzate?
Cosa deve preparare il reparto IT prima di avviare l'integrazione?
fees conserva i documenti originali (ricevute, scontrini) collegati alle spese esportate?
