Note spese e IFS Cloud: come funziona l'integrazione con fees
In ambienti IFS Cloud ogni spesa di campo nasce da un ordine di lavoro: separarle significa perdere il collegamento tra costo e attività. fees si integra con IFS Cloud portando le note spese approvate direttamente nell'ERP, con i riferimenti di work order, commessa e centro di costo già valorizzati.
Due modalità di collegamento: export contabile o API
L'integrazione tra fees e IFS Cloud può seguire due strade tecniche. La prima è il tracciato di export contabile: un file CSV, XML o TXT configurato sui campi che IFS Cloud si aspetta in fase di import, con causali, codifiche e struttura adattate all'ambiente del cliente. La seconda è l'API fees Can: le spese approvate escono da fees in JSON e vengono acquisite da IFS Cloud tramite chiamate API. La scelta dipende dall'architettura già in uso: chi ha processi di import batch consolidati tende a preferire il tracciato; chi vuole flussi più continui e automatizzati opta per le API. Entrambe le strade sono disponibili e vengono definite in onboarding.
Mappatura dei dati: work order, commesse e centri di costo
Il valore concreto dell'integrazione sta nella corrispondenza tra i campi di fees e le entità di IFS Cloud. In fees ogni spesa può essere taggata con cliente, commessa, progetto o centro di costo: questi valori devono corrispondere alle codifiche usate in IFS Cloud per i work order e le strutture di costo. In onboarding si definisce la mappatura: quali tag di fees alimentano quali campi dell'ERP, come vengono trasmesse le causali di spesa, come si raccordano le anagrafiche dipendente. Il risultato è che una spesa approvata in fees arriva in IFS Cloud già associata all'ordine di lavoro corretto, senza ricodifica manuale.
Due modalità di collegamento: export contabile o API
Per avviare l'integrazione il team IT deve portare in onboarding alcune informazioni chiave: la struttura delle codifiche usate in IFS Cloud per work order, centri di costo e commesse; il formato di import previsto dall'ambiente (se si sceglie il tracciato contabile); le credenziali e gli endpoint disponibili per l'ingestione dati via API (se si sceglie fees Can). Non si parte da un foglio bianco: l'integrazione è già realizzata e viene calata sulla configurazione specifica dell'azienda. Il lavoro di onboarding riguarda l'adattamento ai nomi di campo, alle causali e alle regole di validazione proprie di quell'istanza IFS Cloud.
Q&A
Come vengono trasmessi i riferimenti di work order da fees a IFS Cloud?
Cosa deve fornire il reparto IT per avviare l'integrazione?
fees supporta la gestione multi-valuta per le spese estero prima che arrivino in IFS Cloud?
