Integrazione note spese e TeamSystem Alyante: ciclo passivo senza doppia immissione
TeamSystem Alyante gestisce contabilità e controllo di gestione in un unico ambiente. Il punto critico è il ciclo passivo: le note spese dei dipendenti devono entrare nella registrazione contabile con i giusti centri di costo, causali e documenti giustificativi allegati. fees si integra con TeamSystem Alyante per chiudere questo flusso senza intervento manuale.
Come arrivano i dati delle spese in Alyante
Quando una nota spese viene approvata in fees, i dati strutturati — dipendente, data, importo, categoria, valuta, centro di costo, commessa o progetto — devono atterrare in Alyante nel formato che il gestionale si aspetta in import. Ci sono due strade operative. La prima è il tracciato di export contabile: fees genera un file CSV, XML o TXT configurato sui campi e sulle codifiche già presenti nella vostra istanza di Alyante. La seconda è l'API fees Can: i dati delle spese approvate viaggiano in JSON verso Alyante, utile quando si vuole automazione continua senza passaggi manuali di file. La scelta dipende dall'infrastruttura IT e dal volume di transazioni: entrambe le strade sono disponibili.
Mappatura dei dati: centri di costo, causali e anagrafiche
Il lavoro tecnico centrale dell'integrazione è la mappatura: ogni campo di fees deve corrispondere a un campo o a un valore atteso da Alyante. I centri di costo e le commesse configurati in fees vengono allineati alle codifiche già presenti nel piano dei conti o nella struttura di controllo di gestione di Alyante. Le categorie di spesa di fees vengono associate alle causali contabili corrette. Le anagrafiche dipendente vengono raccordate. Questo lavoro non si parte da zero: fees ha già sviluppato l'integrazione e in fase di onboarding la adatta alla configurazione specifica della vostra azienda. Lato IT, serve fornire la struttura dei campi attesi, le codifiche in uso e un esempio di tracciato di import valido per Alyante.
Come arrivano i dati delle spese in Alyante
In Alyante il ciclo passivo richiede che alla registrazione siano associati i documenti giustificativi. fees gestisce la conservazione digitale di ricevute, fatture e scontrini acquisiti tramite OCR: ogni documento è collegato alla riga di spesa corrispondente. Al momento dell'export o della chiamata API, il riferimento al documento è incluso nel payload, così il reparto amministrativo non deve recuperare manualmente i giustificativi. Per le trasferte estero, fees gestisce la multi-valuta e converte gli importi prima dell'export, riducendo le operazioni di rettifica in Alyante. Il risultato è un ciclo passivo completo: dalla spesa sul campo alla registrazione contabile, senza ridigitazione.
Q&A
Cosa devo preparare lato IT prima dell'onboarding?
Come viene gestita la mappatura se in Alyante uso commesse e centri di costo con codifiche proprietarie?
Con l'API fees Can, come funziona il trasferimento delle spese approvate verso Alyante?
