Note spese e fatturazione elettronica nello stesso flusso: meno lavoro, più controllo
Nelle aziende italiane, note spese e fatture passive viaggiano spesso su binari separati: la contabilità riceve i documenti in ritardo, la riconciliazione è manuale e la conservazione digitale è un adempimento gestito a parte. Unire questi flussi riduce gli errori e accelera la chiusura del periodo. fees è progettato per raccogliere, classificare e conservare ogni documento di spesa fin dal momento in cui viene generato.
OCR e acquisizione documenti: fatture, ricevute e scontrini
Il punto di partenza è la qualità dei dati acquisiti. Con fees, il dipendente fotografa sul campo qualsiasi documento — fattura, ricevuta fiscale, scontrino parlante — e l'OCR estrae automaticamente importo, data, fornitore e IVA. Il documento digitale viene associato alla spesa in tempo reale, senza che il cartaceo debba arrivare in ufficio. Per le fatture elettroniche già presenti nel ciclo passivo aziendale, il flusso si completa con l'export verso i principali gestionali contabili, evitando la doppia registrazione.
Conservazione digitale e conformità fiscale italiana
La normativa italiana richiede che i documenti fiscali siano conservati in modo da garantirne autenticità e integrità nel tempo. fees è un software made in Italy, pensato con il contributo di commercialisti, e include la conservazione digitale dei documenti caricati. Ogni ricevuta o fattura resta associata alla nota spese approvata, con traccia del flusso di approvazione multilivello: chi ha caricato, chi ha approvato, quando. Questo rende il fascicolo di ogni rimborso completo e verificabile in sede di controllo.
OCR e acquisizione documenti: fatture, ricevute e scontrini
Il vero collo di bottiglia nella gestione integrata è il passaggio dati verso il gestionale contabile. fees esporta le note spese approvate — con i relativi documenti e la categorizzazione per centro di costo, commessa o progetto — verso i principali sistemi di contabilità. Il commercialista o l'ufficio amministrativo riceve un file strutturato, non una cartella di scansioni. I riepiloghi periodici e la dashboard dei costi consentono inoltre di monitorare l'andamento delle spese prima della chiusura, senza aspettare la riconciliazione finale.
Q&A
Le fatture elettroniche ricevute via SDI possono essere gestite direttamente in fees?
La conservazione digitale in fees è sufficiente ai fini fiscali italiani?
È possibile collegare fees al gestionale contabile già in uso in azienda?
