Note spese multi-società e multi-sede: separazione delle legal entity, policy distinte e consolidamento del reporting
Quando un gruppo opera su più società o sedi, la gestione delle note spese non è un problema contabile: è un problema architetturale. Ogni legal entity ha policy proprie, limiti di budget diversi, flussi di approvazione distinti e un piano dei conti specifico. Il consolidamento deve avvenire senza perdere la separazione. fees è progettato per rispondere a questa complessità.
Separazione per legal entity e policy configurabili
Il nodo centrale in un gruppo multi-società è che le regole non sono universali: i limiti di rimborso per le spese di rappresentanza, le categorie ammesse, i massimali giornalieri e i flussi di approvazione variano da una società all'altra. Un'unica configurazione piatta non funziona. fees consente di configurare categorie di spesa, soglie di budget e flussi di approvazione multilivello in modo indipendente per ciascuna entità. Un dipendente assegnato a una specifica società opera sotto le regole di quella società; se lavora su più entità, le spese vengono taggate e contabilizzate separatamente. Questo evita il problema tipico dei sistemi generalisti, dove le policy si sovrappongono e il reparto amministrativo deve correggere manualmente le anomalie a fine mese.
Export contabile configurabile e integrazione con i gestionali
Ogni società di un gruppo usa spesso lo stesso ERP con piani dei conti diversi, oppure ERP differenti. L'export delle note spese deve adattarsi a ciascuno. fees produce file di export in formato CSV, XML o TXT a tracciato configurabile: il tracciato viene definito in fase di onboarding in modo da corrispondere esattamente al formato atteso dal gestionale di ciascuna legal entity. Non serve una trasformazione intermedia. Per i team IT che preferiscono un'integrazione diretta, le API fees Can restituiscono i dati in JSON e permettono di alimentare ERP, sistemi HR, CRM o piattaforme BI con i dati di spesa già segmentati per società, sede o centro di costo. Questo approccio riduce il lavoro manuale di riconciliazione e abbassa il rischio di errori di imputazione tra entità.
Separazione per legal entity e policy configurabili
Il tagging per cliente, commessa, progetto o centro di costo è lo strumento con cui fees rende possibile sia la separazione analitica sia il consolidamento. Una spesa può essere attribuita a una specifica legal entity e contemporaneamente a un progetto trasversale al gruppo: i due livelli di aggregazione coesistono senza duplicazioni. I dashboard e i riepiloghi periodici mostrano i costi per dimensione scelta, permettendo al CFO di gruppo di avere una vista consolidata e ai controller locali di lavorare sui dati della propria entità. La conservazione digitale dei documenti (ricevute, fatture, scontrini acquisiti via OCR) è centralizzata e accessibile per ciascuna società nel rispetto della normativa fiscale italiana, senza dover mantenere archivi separati per sede.
Q&A
Come si gestisce un dipendente che lavora per più società del gruppo nello stesso mese?
È possibile avere flussi di approvazione diversi per società diverse?
Come avviene tecnicamente l'integrazione con l'ERP di ciascuna società?
