Trasferta del professionista: spese anticipate, rimborsi e fatturazione al cliente
Il professionista in trasferta sostiene spese per conto del cliente — vitto, alloggio, trasporti — che deve poi documentare e spesso ribaltare in fattura. Le regole fiscali variano tra regime ordinario e forfettario e l'errore nella gestione può costare in sede di verifica. fees aiuta a raccogliere, categorizzare e tracciare ogni spesa fin dal momento in cui viene sostenuta.
Spese anticipate e rimborso a piè di lista
Quando il professionista anticipa spese per conto del cliente, può richiederne il rimborso addebitandole in fattura come spese escluse da IVA ai sensi dell'art. 15 del DPR 633/72, a condizione che i documenti di spesa siano intestati direttamente al cliente. Se invece i documenti sono intestati al professionista, le somme rientrano nel compenso e vanno assoggettate a IVA e ritenuta. È quindi fondamentale conservare la documentazione originale e distinguere con precisione le due casistiche fin dal momento della spesa.
Regime forfettario e trasferte: cosa cambia
Nel regime forfettario le spese sostenute dal professionista non sono deducibili analiticamente: il coefficiente di redditività già incorpora una quota forfettaria di costi. Tuttavia, anche il forfettario può addebitare al cliente i rimborsi spese ex art. 15, purché i documenti siano intestati al cliente stesso. In questo caso il rimborso non concorre al fatturato ai fini del limite di accesso al regime. Confondere rimborso spese e compenso può portare a superare involontariamente la soglia, quindi la separazione contabile è essenziale.
Spese anticipate e rimborso a piè di lista
Gestire queste distinzioni richiede ordine dal primo momento: fotografare lo scontrino sul posto, annotare a chi è intestato e a quale commessa si riferisce. Con fees si carica la spesa in mobilità subito dopo averla sostenuta, si tagga alla commessa o al cliente e si conserva il documento digitale. A fine mese il riepilogo per progetto mostra esattamente quali spese sono ribaltabili al cliente e quali restano a carico del professionista, rendendo la compilazione della fattura — e l'eventuale controllo fiscale — molto più semplice.
Q&A
Se la ricevuta dell'hotel è intestata a me e non al cliente, posso comunque escluderla da IVA in fattura?
Nel regime forfettario i rimborsi spese contano ai fini del limite di fatturato?
Come mi aiuta fees a separare le spese ribaltabili al cliente da quelle personali?
