Aggiornato ad agosto 2026
A cura del Team editoriale di fees. Contenuto revisionato sulle fonti normative disponibili ad agosto 2026. Per casi specifici è opportuno verificare l'applicazione con il consulente fiscale o del lavoro dell'azienda.
In breve
La nota spese aziendale raccoglie le spese sostenute dal dipendente per conto dell'azienda e permette di verificarle prima del rimborso.
HR e amministrazione devono definire un processo chiaro per compilazione, giustificativi, controlli, approvazioni, contabilizzazione e rimborso.
Dal 1° gennaio 2025, per alcune spese di trasferta sostenute in Italia la tracciabilità del pagamento incide sul trattamento fiscale del rimborso.
Digitalizzare il processo consente di collegare ogni spesa a documento, dipendente, trasferta, categoria e approvazione senza ricostruire le informazioni a fine mese.
Una nota spese aziendale permette al dipendente di rendicontare i costi sostenuti nell'interesse dell'azienda e di richiederne il rimborso. Per HR e amministrazione, però, la nota spese è soprattutto il punto di raccordo tra dipendente, policy interna, documentazione fiscale, controllo dei costi e contabilità.
Le guide che presidiano oggi la query trattano soprattutto definizione, compilazione, spese rimborsabili, giustificativi, approvazione e strumenti digitali. Questa guida mantiene questi elementi, ma concentra l'attenzione sul processo operativo che HR e amministrazione devono costruire intorno alla nota spese.
Cos'è una nota spese aziendale?
La nota spese aziendale è il documento con cui un dipendente rendiconta le spese sostenute durante un'attività lavorativa e richiede all'azienda il relativo rimborso. Può essere gestita tramite modulo cartaceo, foglio elettronico oppure software dedicato.
Una nota può comprendere, per esempio:
pasti;
hotel;
treni e voli;
taxi e NCC;
pedaggi;
parcheggi;
carburante, quando previsto;
rimborso chilometrico;
altre spese autorizzate dall'azienda.
La presenza della spesa nella nota non determina automaticamente il diritto al rimborso. L'amministrazione deve verificare la policy aziendale, la documentazione disponibile e il regime di rimborso applicato.
Per HR il problema principale è quindi definire regole comprensibili prima che la spesa venga sostenuta. Per l'amministrazione è poter ricostruire facilmente cosa è stato acquistato, perché, da chi, durante quale attività e con quale modalità di pagamento.
Cosa deve contenere una nota spese?
Una nota spese dovrebbe contenere informazioni sufficienti a identificare il dipendente, ricostruire ogni costo e collegarlo alla relativa documentazione. I modelli presenti nella SERP includono normalmente dati del dipendente, data, importo, tipologia della spesa e relativo giustificativo.
In un processo aziendale strutturato conviene raccogliere almeno:
nome o identificativo del dipendente;
periodo o trasferta di riferimento;
data della spesa;
categoria;
importo;
valuta, se diversa dall'euro;
esercente o fornitore;
motivo della spesa quando necessario;
centro di costo, progetto o commessa;
giustificativo;
modalità di pagamento quando fiscalmente rilevante;
stato della richiesta;
soggetto che ha effettuato l'approvazione.
Categorie e centri di costo svolgono funzioni differenti. La categoria identifica la natura del costo, per esempio vitto o alloggio, mentre il centro di costo permette di attribuirlo a reparto, progetto o commessa. fees tratta questo tema separatamente nella propria guida dedicata, evitando di appesantire la compilazione con classificazioni inutilmente dettagliate.
Chi compila, controlla e approva la nota spese?
La responsabilità dovrebbe essere distribuita tra dipendente, responsabile e amministrazione. Il dipendente inserisce le informazioni e i documenti, il responsabile verifica la coerenza aziendale della spesa e l'amministrazione effettua i controlli necessari prima della contabilizzazione e del rimborso.
Una struttura semplice può essere questa.
Fase | Responsabile principale | Controllo |
Inserimento | Dipendente | Dati e giustificativo |
Verifica policy | Manager / responsabile | Necessità e limiti della spesa |
Controllo amministrativo | Amministrazione | Documenti, importi, classificazione |
Approvazione | Responsabile autorizzato | Autorizzazione al rimborso |
Contabilizzazione | Amministrazione | Corretta registrazione |
Rimborso | Amministrazione / payroll | Importo approvato |
L'organizzazione può cambiare in base alle dimensioni aziendali. Ciò che conta è evitare passaggi informali nei quali una stessa richiesta viene approvata via email, corretta su Excel e poi ricostruita manualmente dall'amministrazione.
Come dovrebbe funzionare il processo di gestione della nota spese?
Un processo efficace collega raccolta, controllo, approvazione e contabilizzazione all'interno dello stesso flusso. Ogni passaggio dovrebbe lasciare informazioni sufficienti a capire lo stato della pratica e le eventuali correzioni richieste.
1. Il dipendente registra la spesa
La spesa dovrebbe essere registrata vicino al momento in cui viene sostenuta. Inserire le informazioni settimane dopo aumenta il rischio di giustificativi mancanti e dati difficili da ricostruire.
Con fees il team può caricare le proprie spese all'interno della piattaforma invece di raccogliere informazioni tra ricevute, fogli e messaggi. Il sito di Fees indica inoltre che la soluzione è utilizzata da oltre 2.500 team.
2. Viene allegato il giustificativo
Il documento deve permettere all'amministrazione di comprendere la natura e l'importo della spesa. A seconda del caso possono entrare nel processo fatture, documenti commerciali, ricevute, biglietti o altri documenti idonei.
La semplice fotografia di uno scontrino e la corretta conservazione digitale sono temi distinti. Fees ha già una guida dedicata alla prova d'acquisto digitale, quindi questo articolo dovrebbe limitarsi a richiamare il tema senza duplicarne la parte normativa.
3. La richiesta viene confrontata con la policy
L'approvazione dovrebbe verificare che la spesa rientri nelle regole definite dall'azienda. Massimali, categorie ammesse, modalità di trasporto e gestione delle eccezioni dovrebbero essere stabiliti prima della trasferta.
Una travel policy aziendale può indicare anche entro quanto tempo presentare la richiesta e quali documenti allegare. Il termine interno, per esempio il giorno 5 del mese successivo, è una scelta organizzativa dell'azienda e non va presentato come una scadenza fiscale generale prevista dalla legge.
4. L'amministrazione controlla le anomalie
Il controllo amministrativo deve individuare richieste incomplete, duplicazioni, importi incoerenti e classificazioni errate. Il dettaglio dei controlli è già coperto dalla guida Fees sull'approvazione della nota spese.
In questa fase conviene verificare soprattutto:
corrispondenza tra importo dichiarato e documento;
presenza del giustificativo;
categoria;
centro di costo;
eventuale superamento dei massimali;
duplicazioni;
modalità di pagamento quando richiesta dalla disciplina fiscale;
collegamento con la trasferta.
5. La nota viene approvata e contabilizzata
Dopo l'approvazione, i dati devono poter arrivare alla contabilità senza essere reinseriti manualmente. Una classificazione coerente durante la compilazione rende più semplice attribuire i costi ai conti, ai reparti o alle commesse corrette.
Il valore di un software di gestione delle note spese emerge soprattutto in questa fase. fees centralizza spese, documenti e flussi amministrativi, riducendo i passaggi necessari per ricostruire una pratica dopo la sua approvazione.
6. Viene effettuato il rimborso
Il rimborso deve corrispondere alle spese approvate secondo il sistema previsto dall'azienda. Nei casi di trasferta possono essere utilizzati rimborso analitico, sistema forfettario o sistema misto, con trattamenti fiscali differenti.
Per le regole specifiche sulle indennità è preferibile rimandare alla guida Fees sulla diaria di trasferta 2026, che approfondisce le soglie previste dall'articolo 51, comma 5, del TUIR.
Cosa cambia con la tracciabilità delle spese di trasferta?
Dal 1° gennaio 2025 la modalità di pagamento è diventata fiscalmente rilevante per determinate spese di trasferta sostenute nel territorio dello Stato. La disciplina riguarda, in particolare, vitto, alloggio e viaggio o trasporto effettuato mediante autoservizi pubblici non di linea nei casi previsti dall'articolo 51, comma 5, del TUIR.
La regola prevede l'utilizzo di versamenti bancari o postali oppure degli altri sistemi di pagamento richiamati dall'articolo 23 del D.Lgs. 241/1997. L'Agenzia delle Entrate ha approfondito la disciplina nella Circolare 15/E del 22 dicembre 2025.
Per HR e amministrazione questo comporta una conseguenza pratica. Una nota spese moderna deve permettere di collegare, quando necessario:
spesa → giustificativo → modalità di pagamento → dipendente → trasferta → approvazione.
La tracciabilità è prevista per le spese interessate sostenute nel territorio dello Stato. L'Agenzia delle Entrate ha chiarito che per missioni e trasferte effettuate fuori dal territorio italiano tale specifico requisito di tracciabilità non opera nello stesso modo.
Fonti ufficiali
Quanto tempo bisogna conservare note spese e documenti?
La documentazione collegata alle note spese deve essere conservata secondo le regole applicabili ai documenti contabili e fiscali interessati. È rischioso applicare automaticamente una formula come "tutti gli scontrini vanno conservati dieci anni", perché il periodo rilevante dipende dalla natura del documento e dagli obblighi fiscali e contabili collegati.
L'articolo 22 del DPR 600/1973 prevede che le scritture contabili obbligatorie siano conservate fino alla definizione degli accertamenti relativi al periodo d'imposta, anche quando tale termine supera quello previsto dalla disciplina civilistica.
Per questo motivo l'azienda dovrebbe definire il proprio sistema di conservazione con amministrazione e consulente fiscale, soprattutto quando decide di eliminare documenti cartacei dopo la digitalizzazione.
Esempio pratico di gestione di una nota spese
Un buon processo permette di ricostruire l'intera richiesta senza cercare informazioni in sistemi diversi.
Immaginiamo una dipendente in trasferta a Bologna per due giorni. Sostiene 18 euro per il pranzo, 120 euro per l'hotel e 26 euro per un taxi. Nel sistema vengono registrati:
dipendente e trasferta;
tre singole spese;
categoria di ciascuna voce;
progetto o centro di costo;
relativi documenti;
modalità di pagamento;
eventuali massimali previsti;
responsabile dell'approvazione.
Il manager controlla che la trasferta e le spese siano coerenti con la policy. L'amministrazione verifica documenti e dati fiscali e approva la pratica. I 164 euro dell'esempio possono quindi essere gestiti come un'unica pratica amministrativa, mantenendo però separati i dettagli delle singole spese.
Questo approccio permette a HR di gestire le regole e all'amministrazione di lavorare sui dati già strutturati, invece di ricostruire il viaggio partendo da scontrini ed email.
FAQ sulla nota spese aziendale
Che cos'è una nota spese aziendale?
La nota spese aziendale è il documento utilizzato dal dipendente per dichiarare le spese sostenute per conto dell'azienda e richiederne il rimborso. Contiene normalmente dati della spesa, importo, categoria e relativo giustificativo.
Chi deve compilare la nota spese?
La nota spese viene normalmente compilata dal dipendente o collaboratore che ha sostenuto la spesa. L'azienda definisce campi, documentazione, limiti e procedura di approvazione da seguire.
Cosa bisogna allegare alla nota spese?
Nel rimborso analitico devono essere raccolti i documenti necessari a comprovare le spese rimborsate, per esempio fatture, documenti commerciali, ricevute o biglietti a seconda del costo sostenuto. Per alcune spese di trasferta sostenute in Italia è inoltre rilevante la modalità di pagamento utilizzata.
Entro quando deve essere presentata una nota spese?
L'azienda dovrebbe definire nella propria policy una scadenza precisa per l'invio delle note spese. Un termine come "entro il giorno 5 del mese successivo" può essere una regola organizzativa interna, ma non deve essere presentato come una scadenza fiscale generale valida per tutte le aziende.
La nota spese può essere digitale?
La gestione della nota spese può avvenire digitalmente, purché documenti e processo siano gestiti nel rispetto delle regole applicabili. La digitalizzazione consente inoltre di collegare giustificativi, spese e approvazioni senza mantenere il processo distribuito tra carta, fogli ed email.
Excel o software per gestire le note spese?
Excel può essere sufficiente quando le note spese sono poche e il processo rimane semplice. Con l'aumento di dipendenti, trasferte, approvatori e centri di costo diventa però più difficile collegare in modo affidabile documenti, stati della richiesta e controlli.
La SERP della query dedica infatti molto spazio alla digitalizzazione e all'automazione del processo.
Un software gestione note spese permette di centralizzare:
inserimento delle spese;
documenti;
classificazione;
policy;
workflow di approvazione;
ricerca delle pratiche;
dati da trasferire alla contabilità.
fees è pensato proprio per questo scenario. Il team carica le spese e l'azienda può gestire il processo in un ambiente condiviso, evitando che amministrazione e manager debbano rincorrere documenti e versioni differenti dello stesso file.
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