Note spese e Ayvens: come integrare i costi accessori del noleggio a lungo termine
Con il noleggio a lungo termine Ayvens il canone è già a carico dell'azienda, ma carburante, pedaggi e parcheggi restano spese del driver da rendicontare. Isolare questi costi accessori, approvarli e riconciliarli con i dati di flotta richiede un flusso strutturato. fees si integra con Ayvens per far confluire le spese approvate direttamente nel sistema di gestione della mobilità.
Le due strade tecniche disponibili
L'integrazione fees–Ayvens è già realizzata e viene calata sulla configurazione del cliente in fase di onboarding. Operativamente esistono due percorsi. Il primo è il tracciato di export contabile: fees genera un file CSV, XML o TXT con i campi che Ayvens si aspetta in import; il tracciato viene configurato sui codici e sulle causali già in uso nell'ambiente del cliente. Il secondo è l'API fees Can: le spese approvate viaggiano in JSON verso Ayvens in modo programmatico, senza file intermedi. La scelta dipende dall'architettura esistente: se Ayvens è già alimentato da import periodici, il tracciato si inserisce nel flusso senza cambiare nulla; se si preferisce un aggiornamento continuo, le API sono la strada più pulita.
Mappatura dei dati: cosa allineare prima dell'attivazione
Il punto critico di ogni integrazione è la mappatura. Lato fees, ogni spesa porta con sé: il driver, la data, la categoria (carburante, pedaggio, parcheggio), l'importo, la valuta e il tag di commessa, centro di costo o targa veicolo. Lato Ayvens, questi campi devono corrispondere alle codifiche già usate per la flotta. In onboarding si verifica che le anagrafiche driver, i codici veicolo e le causali di spesa siano allineati tra i due sistemi. Se Ayvens usa codici targa come chiave di riconciliazione, il tag veicolo in fees viene configurato di conseguenza. Nessun dato viene inventato o duplicato: si lavora sulle codifiche esistenti.
Le due strade tecniche disponibili
Prima dell'onboarding è utile raccogliere tre elementi: la lista delle causali di spesa accettate da Ayvens (carburante, pedaggi, parcheggi e eventuali altre voci accessorie), il formato e la frequenza degli import già attivi sul sistema Ayvens, e l'anagrafica driver con i relativi codici veicolo. Se si sceglie la via API, serve sapere dove Ayvens espone l'endpoint di ricezione e quale meccanismo di autenticazione usa. Non è necessario costruire nulla da zero: il team fees porta l'integrazione già sviluppata e la adatta alla configurazione specifica durante l'attivazione. Il reparto IT deve principalmente validare la mappatura e verificare che i dati in uscita da fees corrispondano a quelli attesi da Ayvens.
Q&A
Come vengono gestiti i pedaggi Telepass nel flusso verso Ayvens?
Se Ayvens usa codici targa come chiave di riconciliazione, come si configura fees?
fees supporta l'applicazione automatica delle tariffe ACI per i rimborsi chilometrici dei driver NLT?
