Integrazione note spese Ayvens con fees | fees
Note spese e Ayvens: come integrare i costi accessori del noleggio a lungo termine
Con il noleggio a lungo termine Ayvens il canone è già a carico dell'azienda, ma carburante, pedaggi e parcheggi restano spese del driver da rendicontare. Isolare questi costi accessori, approvarli e riconciliarli con i dati di flotta richiede un flusso strutturato. fees si integra con Ayvens per far confluire le spese approvate direttamente nel sistema di gestione della mobilità.
## Le due strade tecniche disponibili
L'integrazione fees–Ayvens è già realizzata e viene calata sulla configurazione del cliente in fase di onboarding. Operativamente esistono due percorsi. Il primo è il tracciato di export contabile: fees genera un file CSV, XML o TXT con i campi che Ayvens si aspetta in import; il tracciato viene configurato sui codici e sulle causali già in uso nell'ambiente del cliente. Il secondo è l'API fees Can: le spese approvate viaggiano in JSON verso Ayvens in modo programmatico, senza file intermedi. La scelta dipende dall'architettura esistente: se Ayvens è già alimentato da import periodici, il tracciato si inserisce nel flusso senza cambiare nulla; se si preferisce un aggiornamento continuo, le API sono la strada più pulita.
## Mappatura dei dati: cosa allineare prima dell'attivazione
Il punto critico di ogni integrazione è la mappatura. Lato fees, ogni spesa porta con sé: il driver, la data, la categoria (carburante, pedaggio, parcheggio), l'importo, la valuta e il tag di commessa, centro di costo o targa veicolo. Lato Ayvens, questi campi devono corrispondere alle codifiche già usate per la flotta. In onboarding si verifica che le anagrafiche driver, i codici veicolo e le causali di spesa siano allineati tra i due sistemi. Se Ayvens usa codici targa come chiave di riconciliazione, il tag veicolo in fees viene configurato di conseguenza. Nessun dato viene inventato o duplicato: si lavora sulle codifiche esistenti.
## Cosa deve preparare il reparto IT
Prima dell'onboarding è utile raccogliere tre elementi: la lista delle causali di spesa accettate da Ayvens (carburante, pedaggi, parcheggi e eventuali altre voci accessorie), il formato e la frequenza degli import già attivi sul sistema Ayvens, e l'anagrafica driver con i relativi codici veicolo. Se si sceglie la via API, serve sapere dove Ayvens espone l'endpoint di ricezione e quale meccanismo di autenticazione usa. Non è necessario costruire nulla da zero: il team fees porta l'integrazione già sviluppata e la adatta alla configurazione specifica durante l'attivazione. Il reparto IT deve principalmente validare la mappatura e verificare che i dati in uscita da fees corrispondano a quelli attesi da Ayvens.
Q&A
D: Come vengono gestiti i pedaggi Telepass nel flusso verso Ayvens?
R: fees importa automaticamente i dati Telepass tramite integrazione nativa e li associa alla trasferta del driver. In fase di export verso Ayvens, i pedaggi compaiono come voce separata con la propria causale, già mappata sui codici che Ayvens si aspetta.
D: Se Ayvens usa codici targa come chiave di riconciliazione, come si configura fees?
R: In onboarding il campo targa viene impostato come tag obbligatorio sulle spese di mobilità. Il tracciato di export o il payload JSON includeranno quel campo nella posizione attesa da Ayvens, così ogni riga di spesa è riconciliabile al veicolo corretto.
D: fees supporta l'applicazione automatica delle tariffe ACI per i rimborsi chilometrici dei driver NLT?
R: Sì. Anche nel contesto di un parco auto in noleggio a lungo termine possono esistere driver che usano il proprio veicolo per spostamenti occasionali. fees applica automaticamente le tariffe ACI vigenti al momento della trasferta, e il rimborso chilometrico risultante viene incluso nel flusso di export verso Ayvens come voce distinta.
