Note spese e Leasys: integrazione per fleet manager e reparti IT
Le spese fuori canone — carburante extra, pedaggi non Telepass, parcheggi, lavaggi — restano spesso fuori dal controllo del fleet manager. Per avere un costo totale per veicolo e per driver, questi dati devono confluire in Leasys insieme ai dati di noleggio. fees si integra con Leasys e porta le note spese approvate direttamente nel sistema di flotta.
Come viaggiano i dati: export contabile o API
Ci sono due strade operative, entrambe già disponibili. La prima è un tracciato di export contabile in formato CSV, XML o TXT, configurato sui campi attesi da Leasys in import: targa, driver, causale di spesa, importo, data, centro di costo. Il file viene generato da fees sulle spese approvate e caricato nel sistema di flotta secondo la periodicità scelta. La seconda strada è l'API fees Can: le spese approvate viaggiano in JSON verso Leasys in modo più frequente e senza intervento manuale. La scelta tra le due dipende dall'infrastruttura esistente e da come Leasys è configurato nell'ambiente del cliente.
Mappatura dei dati verso Leasys
Il punto critico di qualsiasi integrazione fleet è la mappatura: fees usa centri di costo, commesse, tag driver e causali di spesa; Leasys ha le proprie codifiche di targa, contratto e cost center. In onboarding, il team fees allinea i campi delle due piattaforme sulla configurazione specifica dell'azienda — non si parte da un foglio bianco. Se l'azienda usa codici interni per veicoli o driver, questi vengono mappati sulle anagrafiche fees così che ogni spesa esportata porti già le chiavi di riconciliazione corrette per Leasys. Il risultato è un dato pulito, pronto all'import senza rilavorazione manuale.
Come viaggiano i dati: export contabile o API
Lato cliente, il lavoro preparatorio dipende dalla strada scelta. Per il tracciato di export: occorre condividere le specifiche del formato di import accettato da Leasys (struttura colonne, separatori, encoding atteso, eventuali campi obbligatori) e definire la frequenza di caricamento. Per le API fees Can: occorre identificare l'endpoint Leasys che riceve i dati e le credenziali di accesso. In entrambi i casi, il team fees raccoglie queste informazioni durante l'onboarding e configura il flusso. Non è richiesto sviluppo custom lato cliente: la configurazione avviene sull'ambiente fees.
Q&A
Come si gestisce la mappatura se i codici driver in fees non coincidono con quelli di Leasys?
Cosa deve fornire il reparto IT per avviare l'integrazione?
fees importa automaticamente i pedaggi Telepass nelle trasferte collegate a Leasys?
