Note spese e Eni Card: come collegare i due sistemi in azienda
Le flotte italiane usano Eni Card per i rifornimenti aziendali, ma la gestione delle note spese tocca anche i dipendenti che usano l'auto propria e chiedono il rimborso chilometrico. Tenere separati i due flussi — spesa su carta aziendale vs. rimborso al dipendente — richiede un collegamento preciso tra il gestionale note spese e Eni Card. fees è già integrabile con Eni Card e il collegamento viene calato sulla configurazione specifica dell'azienda in fase di onboarding.
Le due strade tecniche disponibili
Il reparto IT può scegliere tra due modalità operative, entrambe già percorse in fase di onboarding. La prima è il tracciato di export contabile: fees genera un file CSV, XML o TXT con i campi che Eni Card si aspetta in import (tipo spesa, importo, data, centro di costo, targa o codice veicolo). Il tracciato viene configurato sui nomi colonna e sulle codifiche che il sistema di destinazione richiede. La seconda è l'API fees Can: le spese approvate viaggiano in JSON verso Eni Card, utile quando si vuole automatizzare il flusso senza intervento manuale sull'export. La scelta dipende dalla frequenza degli aggiornamenti e dall'infrastruttura già in uso: se Eni Card prevede un import periodico schedulato, il file è spesso sufficiente; se serve un aggiornamento continuo, le API sono la strada più diretta.
Mappatura dei dati: centri di costo, causali e anagrafiche veicoli
Il punto critico di qualsiasi integrazione con un sistema flotte è la mappatura: i codici che fees usa internamente (centri di costo, commesse, categorie di spesa) devono corrispondere alle codifiche attese da Eni Card. In onboarding si definisce questa tabella di corrispondenza: quale causale fees diventa quale voce Eni Card, come si trasmette il codice targa o il codice dipendente, come si distingue una spesa su carta aziendale da un rimborso chilometrico calcolato con le tariffe ACI. Quest'ultimo caso è rilevante perché i due flussi hanno natura contabile diversa — uno è un addebito diretto, l'altro è un rimborso — e devono finire in righe separate nel sistema di destinazione. Lato IT, prima dell'onboarding è utile avere a disposizione il tracciato di import di Eni Card e la lista delle codifiche attive (centri di costo, causali, anagrafiche veicoli).
Le due strade tecniche disponibili
Non si parte da un foglio bianco: l'integrazione è già realizzata e viene adattata alla configurazione del cliente. Per accelerare il lavoro di onboarding conviene raccogliere in anticipo tre elementi. Primo, il tracciato di import atteso da Eni Card: nomi dei campi, formato delle date, separatori, encoding se richiesto. Secondo, la lista dei centri di costo e delle causali attivi, così la mappatura con fees può essere completata in un'unica sessione. Terzo, le regole di business specifiche dell'azienda: soglie di budget per categoria, regole di approvazione multilivello, eventuali tag di commessa o progetto da propagare verso Eni Card. Con questi elementi l'integrazione può essere configurata, testata e messa in produzione senza iterazioni inutili.
Q&A
In fase di onboarding chi si occupa della mappatura dei campi tra fees e Eni Card?
Come si distingue nel file di export una spesa su carta Eni Card da un rimborso chilometrico ACI?
fees può applicare automaticamente le tariffe ACI prima di inviare i dati a Eni Card?
