Note spese e DKV Mobility: integrazione per reparti IT e fleet manager
Nei settori trasporto e logistica, i costi di mobilità nascono su due canali distinti: le spese rimborsabili dei dipendenti e i consumi diretti su carta aziendale DKV (carburante, pedaggi, lavaggi). Per il controllo di gestione devono stare nello stesso quadro. fees si integra con DKV Mobility per unificare i flussi senza doppio inserimento.
Le due strade tecniche disponibili
Il collegamento tra fees e DKV Mobility si attiva in onboarding e può seguire due percorsi. Il primo è un tracciato di export contabile — CSV, XML o TXT — configurato sui campi e le codifiche che DKV Mobility si aspetta in import: il file viene generato da fees sulle spese approvate e caricato nel sistema di destinazione secondo la frequenza definita dall'azienda. Il secondo percorso usa le API fees Can: i dati delle spese approvate viaggiano in JSON verso DKV Mobility in modo strutturato, adatto a chi vuole automazione senza intervento manuale sul file. La scelta dipende dall'architettura esistente e dalla frequenza di aggiornamento richiesta: entrambe le strade sono operative e vengono calate sulla configurazione specifica del cliente.
Mappatura dei dati verso DKV Mobility
Il punto critico di ogni integrazione è la coerenza tra le codifiche interne di fees e quelle attese da DKV Mobility. In fees ogni spesa può essere taggata con centro di costo, commessa, progetto o causale: questi campi devono corrispondere alle anagrafiche già presenti in DKV Mobility. In onboarding si costruisce la tabella di mappatura — quale codice fees corrisponde a quale codice DKV — in modo che il flusso arrivi già classificato e non richieda normalizzazione manuale a destinazione. Se l'azienda usa codifiche diverse per veicoli, autisti o reparti, la mappatura le gestisce campo per campo. Lato IT, l'input necessario è l'elenco delle codifiche attive in DKV Mobility e la struttura del tracciato di import accettato dal sistema.
Le due strade tecniche disponibili
I rifornimenti effettuati con carta DKV non transitano come rimborso dipendente: sono addebiti diretti sull'azienda. Questo non significa che debbano restare in un silo separato. Integrando fees con DKV Mobility, i responsabili operations e il controllo di gestione visualizzano nella stessa dashboard i costi rimborsabili (trasferte, pedaggi autostradali pagati di tasca, vitto) e i consumi diretti su carta, tutti classificati per veicolo, autista, commessa o centro di costo. Il risultato è un costo totale di trasferta per commessa calcolabile senza esportazioni manuali, utile sia per la marginalità di progetto sia per i report periodici verso la direzione.
Q&A
Cosa deve preparare il reparto IT prima dell'onboarding?
Come si gestisce la mappatura se i codici centro di costo in fees non coincidono con quelli di DKV Mobility?
fees consente di separare nei report i costi su carta DKV dai rimborsi dipendente?
