Note spese e Fluida: integrazione tra fees e il gestionale HR per PMI
Quando dipendenti e collaboratori usano già Fluida per presenze e gestione del personale, le note spese devono confluire nello stesso ecosistema senza reinserimento manuale. L'integrazione tra fees e Fluida è già realizzata: in fase di onboarding viene calata sulla configurazione specifica dell'azienda, adattando campi, causali e codifiche.
Come viaggiano i dati: export configurabile o API JSON
Ci sono due strade operative, entrambe disponibili. La prima è un tracciato di export contabile (CSV, XML o TXT) configurato sui campi che Fluida si aspetta in import: utile quando il flusso è periodico e il reparto HR o paghe preferisce un file da caricare manualmente o con un processo batch. La seconda è fees Can, le API di fees: le spese approvate vengono inviate in JSON verso Fluida in modo programmatico, senza file intermedi. La scelta dipende dalla frequenza di aggiornamento necessaria e dall'infrastruttura già presente: in onboarding si definisce quale delle due si adatta meglio al contesto.
Mappatura dei dati: centri di costo, causali e anagrafiche
Il punto critico di qualsiasi integrazione HR-note spese è la coerenza delle codifiche. fees consente di taggare ogni spesa con centro di costo, commessa o progetto: questi tag devono corrispondere alle voci già configurate in Fluida. In onboarding si allineano le tabelle di riferimento dei due sistemi — causali di spesa, codici dipendente, centri di costo — in modo che i record arrivino già classificati correttamente. Questo evita riconciliazioni manuali a posteriori e garantisce che i dati delle note spese siano leggibili da Fluida senza trasformazioni aggiuntive lato HR.
Come viaggiano i dati: export configurabile o API JSON
Per avviare l'integrazione è utile avere a disposizione la lista dei centri di costo e delle causali attivi in Fluida, l'elenco delle anagrafiche dipendenti con i relativi identificativi, e indicazione della frequenza con cui le spese approvate devono transitare verso il sistema HR. Se si opta per il tracciato file, serve sapere il formato di import accettato da Fluida e l'eventuale processo di caricamento già in uso. Se si preferisce l'API JSON, il team IT deve poter esporre o raggiungere l'endpoint di destinazione. Nessun sviluppo da zero: fees porta il collegamento già costruito, l'onboarding serve a parametrizzarlo.
Q&A
Come si gestisce la mappatura dei centri di costo se in Fluida usiamo codifiche diverse da quelle di fees?
Cosa deve predisporre il reparto IT per attivare l'integrazione via API?
fees supporta il tagging delle spese per commessa o progetto, utile per il ribaltamento dei costi in Fluida?
