Note spese e Aruba Fatturazione Elettronica: raccordare spese dipendente e fatture passive senza duplicati
Quando un'azienda usa Aruba Fatturazione Elettronica come hub per le fatture passive, il rischio concreto è che la stessa spesa entri due volte in contabilità: una volta come fattura ricevuta, una volta come nota spese del dipendente. Risolvere questo raccordo richiede un flusso dati preciso tra i due sistemi. fees si integra con Aruba Fatturazione Elettronica per gestire esattamente questo punto critico.
Le due strade tecniche disponibili
Il collegamento tra fees e Aruba Fatturazione Elettronica si realizza in due modi, entrambi già sviluppati e applicati in onboarding sulla configurazione specifica del cliente. La prima strada è il tracciato di export contabile: fees genera un file CSV, XML o TXT strutturato sui campi che Aruba Fatturazione Elettronica si aspetta in import, con causali, codifiche e anagrafiche allineate al piano dei conti aziendale. La seconda strada sono le API fees Can: le spese approvate viaggiano in JSON verso Aruba Fatturazione Elettronica in modo programmatico, utile quando il volume è elevato o quando si vuole automatizzare il flusso senza intervento manuale. La scelta tra le due dipende dall'architettura esistente e dal livello di automazione desiderato: entrambe si definiscono durante l'onboarding.
Mappatura dei dati: causali, centri di costo e commesse
Il nodo tecnico principale è la mappatura tra le codifiche di fees (categorie di spesa, tag per cliente, commessa o centro di costo) e le causali contabili attese da Aruba Fatturazione Elettronica. In onboarding si definisce quale campo di fees corrisponde a quale campo del tracciato di import: ad esempio, una spesa taggata su una commessa in fees deve atterrare sulla voce contabile corretta in Aruba, senza richiedere una rilavorazione manuale da parte dell'ufficio amministrativo. Lo stesso vale per le anagrafiche dipendente e per i centri di costo: la mappatura viene configurata una volta e applicata a ogni export successivo. Questo passaggio è ciò che impedisce il doppio inserimento: una fattura passiva già ricevuta via SDI viene esclusa dal flusso note spese, mentre le spese con scontrino o ricevuta non fiscale seguono il canale note spese.
Le due strade tecniche disponibili
Per chi gestisce l'infrastruttura aziendale, il lavoro preparatorio è limitato ma preciso. Serve avere a disposizione il tracciato di import attualmente usato in Aruba Fatturazione Elettronica (struttura dei campi, separatori, encoding atteso) oppure, se si sceglie la via API, i dettagli del flusso di ricezione dati sul lato Aruba. È utile anche un estratto del piano dei conti con le causali attive per le spese dipendente, e l'elenco dei centri di costo o delle commesse codificate in uso. fees raccoglie questi elementi in fase di onboarding e costruisce la configurazione di export su di essi: non si parte da un foglio bianco, ma da un'integrazione già strutturata che viene calata sulla realtà specifica dell'azienda.
Q&A
Come si gestisce la mappatura se in Aruba Fatturazione Elettronica usiamo causali contabili personalizzate?
Cosa deve fornire il reparto IT per avviare l'integrazione?
fees può escludere automaticamente le fatture passive già ricevute via SDI per evitare il doppio conteggio?
