Note spese e Inaz: come portare i rimborsi approvati nel gestionale paghe
Chi amministra paghe su Inaz sa che ogni mese deve importare le voci variabili, rimborsi spese inclusi. Il problema classico è il passaggio manuale: export dal foglio, riformattazione, import in Inaz, controllo errori. fees si integra con Inaz e automatizza questo flusso, riducendo il lavoro manuale del reparto HR e dell'IT.
Come arrivano i dati delle spese in Inaz
fees consolida le note spese approvate e le rende disponibili per l'import in Inaz in due modi. Il primo è un file di export (CSV, XML o TXT) a tracciato configurabile: i campi vengono mappati su ciò che Inaz si aspetta in import per le voci variabili del mese — matricola dipendente, voce paga, importo, periodo di competenza. Il secondo è tramite le API fees Can: i dati delle spese approvate viaggiano in JSON e possono essere letti da un processo di integrazione lato Inaz o da un middleware già presente in azienda. In entrambi i casi non si parte da un foglio bianco: l'integrazione è già realizzata e viene calata sulla configurazione specifica del cliente durante l'onboarding.
Mappatura dei dati: centri di costo, causali e anagrafiche
Il nodo critico di ogni integrazione con un sistema paghe è la coerenza delle codifiche. Inaz lavora con causali di voce paga, centri di costo e anagrafiche dipendenti che devono corrispondere esattamente a ciò che fees esporta. In fase di onboarding si definisce la mappatura: le categorie di spesa di fees vengono associate alle causali Inaz, i centri di costo e le commesse configurati in fees vengono allineati alla struttura organizzativa presente in Inaz, e la chiave di raccordo sull'anagrafica dipendente viene concordata. Lato IT il lavoro è verificare che le codifiche dei centri di costo e le matricole siano coerenti tra i due sistemi prima dell'attivazione.
Come arrivano i dati delle spese in Inaz
La scelta dipende dall'infrastruttura già in uso. Il tracciato di export (CSV/XML/TXT) è la strada più rapida se l'azienda ha già un processo consolidato di import delle voci variabili in Inaz tramite file: si sostituisce il file manuale con uno generato automaticamente da fees a ogni chiusura del periodo. Le API fees Can sono preferibili se esiste già un middleware o un bus di integrazione aziendale che orchestra i flussi tra i sistemi HR, ERP e contabilità: in quel caso i dati JSON di fees entrano nel flusso esistente senza passaggi manuali. In entrambi i casi l'IT riceve documentazione sul tracciato o sul formato JSON durante l'onboarding, con la possibilità di adattare la configurazione alla propria installazione di Inaz.
Q&A
Cosa deve preparare il reparto IT prima dell'onboarding?
Come si gestiscono le spese taggiate su più commesse o centri di costo?
fees può esportare solo le spese già approvate, escludendo quelle in attesa?
