Note spese e TeamSystem HR: integrazione dati tra spese documentate e gestione presenze
TeamSystem HR traccia presenze, trasferte e diarie. fees raccoglie le spese documentate con OCR, le fa approvare e le classifica per centro di costo o commessa. Il problema classico è che i due sistemi non si parlano: le diarie restano in HR, le ricevute restano nel gestionale spese. L'integrazione tra fees e TeamSystem HR risolve esattamente questo.
Come funziona l'integrazione in pratica
fees si integra con TeamSystem HR attraverso un'integrazione già sviluppata, che in fase di onboarding viene adattata alla configurazione specifica dell'azienda: codifiche causali, struttura dei centri di costo, anagrafiche dipendenti. Non si parte da zero. Le spese approvate in fees escono verso TeamSystem HR in due modi: tramite tracciato di export contabile (CSV, XML o TXT) configurato sui campi attesi dal sistema di destinazione, oppure tramite le API fees Can, che trasmettono i dati in JSON. La scelta dipende dall'architettura esistente e da come TeamSystem HR è configurato nell'ambiente del cliente.
Mappatura dei dati: cosa va allineato tra i due sistemi
Il punto critico dell'integrazione è la mappatura. Lato fees, ogni spesa porta con sé: dipendente, data, importo, categoria, valuta, eventuale centro di costo, commessa o progetto. Lato TeamSystem HR, questi campi devono corrispondere alle codifiche già usate per presenze e trasferte. In onboarding si allineano le anagrafiche dipendenti, le causali di trasferta e i codici centro di costo, in modo che una spesa approvata in fees atterri nella riga giusta di TeamSystem HR senza intervento manuale. Questo incrocio permette di confrontare i giorni di trasferta registrati in HR con le spese effettivamente documentate, rilevando rapidamente scostamenti o diarie non giustificate da ricevute.
Come funziona l'integrazione in pratica
Prima dell'onboarding è utile raccogliere: l'elenco delle causali di trasferta attive in TeamSystem HR, la struttura dei centri di costo e delle commesse usate, il formato di import atteso dal sistema (se si usa il tracciato file) e, se si opta per API, le modalità di autenticazione e gli endpoint esposti da TeamSystem HR per la ricezione dei dati. Il team fees gestisce la configurazione lato export e API; il reparto IT del cliente deve garantire l'accesso agli endpoint o al percorso di import file e validare che i dati ricevuti corrispondano alle aspettative del sistema HR. I dettagli operativi si definiscono nel processo di onboarding.
Q&A
Come vengono gestiti i dipendenti presenti in TeamSystem HR ma non ancora censiti in fees?
Se usiamo centri di costo con codifiche personalizzate in TeamSystem HR, il tracciato di export si adatta?
fees supporta la gestione multi-valuta per le trasferte estero che poi confluiscono in TeamSystem HR?
