Note spese e InfoCert Legalinvoice: integrazione per reparti IT e sviluppatori
Quando le note spese approvate devono confluire in InfoCert Legalinvoice per la conservazione digitale, il reparto IT deve garantire che ogni documento mantenga i requisiti di opponibilità fiscale. L'integrazione tra fees e InfoCert Legalinvoice è già realizzata: in onboarding viene adattata alla configurazione specifica dell'azienda, senza partire da un foglio bianco.
Le due strade tecniche disponibili
Il collegamento tra fees e InfoCert Legalinvoice può seguire due percorsi, entrambi operativi. Il primo è il tracciato di export contabile: fees genera un file CSV, XML o TXT con i campi che InfoCert Legalinvoice si aspetta in import; il tracciato viene configurato in onboarding sulla base della struttura dati del cliente. Il secondo è l'API fees Can: le spese approvate viaggiano in JSON verso InfoCert Legalinvoice in modo programmatico, utile quando si vuole automatizzare il flusso senza intervento manuale sull'export. La scelta dipende dall'architettura esistente: il tracciato file è più rapido da attivare se InfoCert Legalinvoice è già configurato per ricevere import periodici; le API sono preferibili se si gestisce un flusso continuo o si vuole eliminare il passaggio manuale.
Mappatura dei dati verso InfoCert Legalinvoice
Il punto critico di ogni integrazione contabile è la mappatura: i dati di fees (centri di costo, commesse, causali di spesa, anagrafiche dipendenti, codici IVA) devono corrispondere alle codifiche attese da InfoCert Legalinvoice. In onboarding si definisce questa corrispondenza campo per campo: le causali di fees vengono allineate ai codici documento attesi dalla piattaforma, i centri di costo vengono raccordati alle anagrafiche contabili, le commesse o i tag progetto vengono tradotti nei riferimenti che InfoCert Legalinvoice usa per l'archiviazione e la ricerca. Lato IT il lavoro preparatorio consiste nel fornire l'elenco delle codifiche in uso su InfoCert Legalinvoice: piano dei conti, centri di costo, struttura delle anagrafiche. Più questa documentazione è completa, più la configurazione del tracciato o del payload JSON risulta precisa fin dal primo ciclo.
Le due strade tecniche disponibili
InfoCert Legalinvoice è una piattaforma di conservazione a norma: perché i documenti siano opponibili, devono arrivare con i metadati corretti e nel formato atteso. fees conserva i documenti originali acquisiti tramite OCR (ricevute, fatture, scontrini) e li associa alla nota spese approvata. In fase di export, il file o il payload JSON include i riferimenti al documento originale, la data, l'importo, la valuta e i dati di approvazione del flusso multilivello. Il reparto IT deve verificare che il tracciato configurato includa tutti i campi obbligatori richiesti da InfoCert Legalinvoice per la classe documentale delle note spese. Questo allineamento avviene durante l'onboarding, con test sul flusso reale prima del go-live.
Q&A
Cosa devo preparare lato InfoCert Legalinvoice prima dell'onboarding?
Come vengono gestite le spese in valuta estera nel flusso verso InfoCert Legalinvoice?
fees trasmette anche i documenti allegati (ricevute, scontrini) o solo i dati strutturati?
