Note spese e Namirial: integrazione per conservazione a norma e ciclo del giustificativo
Quando le note spese approvate devono confluire in Namirial per la conservazione digitale a norma o per il ciclo di fatturazione elettronica, il nodo critico è la qualità dei dati in ingresso: campi corretti, causali riconosciute, anagrafiche allineate. fees si integra con Namirial e in fase di onboarding il collegamento viene calato sulla configurazione specifica dell'azienda.
Due strade tecniche, entrambe disponibili
Il collegamento tra fees e Namirial può seguire due percorsi. Il primo è il tracciato di export contabile: fees genera un file CSV, XML o TXT strutturato sui campi che Namirial si aspetta in import — causali, importi, date, riferimenti documento. Il secondo è l'API fees Can: le spese approvate viaggiano in JSON verso Namirial in modo più diretto, senza passaggi manuali di file. La scelta dipende dall'architettura già in uso: se Namirial è configurato per ricevere file batch periodici, il tracciato è spesso la via più rapida da attivare; se il reparto IT preferisce un flusso event-driven, le API offrono maggiore controllo. In onboarding si valuta insieme quale strada si adatta meglio.
Mappatura dei dati verso Namirial
Il punto più delicato dell'integrazione è la mappatura: ogni campo che fees raccoglie — centro di costo, commessa, progetto, causale di spesa, anagrafica del dipendente, valuta — deve corrispondere a un campo atteso da Namirial. In fase di onboarding si costruisce questa corrispondenza: le codifiche interne di fees vengono allineate alle codifiche che Namirial usa per classificare i documenti in conservazione. Se l'azienda usa centri di costo o commesse per il ribaltamento dei costi, queste dimensioni devono essere presenti anche nel tracciato o nel payload JSON, così che Namirial le riceva già strutturate e non servano rielaborazioni manuali a valle. Lato IT, la cosa più utile da preparare è l'elenco delle codifiche attive in Namirial: causali, piani dei conti, struttura delle anagrafiche.
Due strade tecniche, entrambe disponibili
L'integrazione non riguarda solo i dati contabili: riguarda il giustificativo stesso. fees acquisisce ricevute, scontrini e fatture tramite OCR e li conserva digitalmente. Quando la nota spese viene approvata, il documento allegato deve seguire il flusso verso Namirial per la conservazione a norma secondo la normativa fiscale italiana. Questo significa che il file del giustificativo — insieme ai metadati estratti dall'OCR — deve essere trasmesso con le informazioni di classificazione corrette affinché Namirial lo archivi in modo conforme. Il reparto IT deve verificare che i metadati richiesti da Namirial per l'indicizzazione dei documenti in conservazione siano tra quelli che fees può esporre nel tracciato o nel payload API.
Q&A
Cosa deve preparare il reparto IT prima dell'onboarding?
Come vengono gestiti i giustificativi allegati, non solo i dati contabili?
fees supporta la multi-valuta per le trasferte estero nel tracciato verso Namirial?
