Note spese e Passepartout Mexal: integrazione operativa per IT manager e sviluppatori
Passepartout Mexal è installato in migliaia di PMI italiane, spesso gestito dallo studio del commercialista. Quando le note spese approvate devono entrare in prima nota o nel ciclo passivo, il reparto IT deve decidere come e con quale tracciato farlo. fees si integra con Passepartout Mexal: il collegamento è già realizzato e viene calato sulla configurazione specifica dell'azienda in fase di onboarding.
Due strade tecniche per portare i dati in Mexal
fees supporta due modalità di collegamento con Passepartout Mexal. La prima è il tracciato di export contabile: un file CSV, XML o TXT configurato sui campi che Mexal si aspetta in import, pronto per essere caricato manualmente o automaticamente. La seconda è l'API fees Can: le spese approvate viaggiano in JSON verso Mexal senza intervento manuale. La scelta dipende dall'infrastruttura del cliente — se Mexal è presso lo studio del commercialista con accesso limitato, il file di import è spesso la strada più pratica; se l'ambiente è interno e si vuole eliminare ogni passaggio manuale, le API sono la via diretta. In onboarding si definisce quale percorso attivare.
Mappatura dei dati: centri di costo, causali e anagrafiche
Il punto critico di qualsiasi integrazione contabile è la mappatura. In fees ogni spesa può essere taggata con centro di costo, commessa o progetto: questi valori devono corrispondere alle codifiche già presenti in Passepartout Mexal. In onboarding si allineano i campi di fees alle causali contabili, ai codici fornitore e alle strutture analitiche configurate nell'ERP. Lo stesso vale per le anagrafiche dipendenti: l'identificativo usato in fees deve essere riconosciuto da Mexal in fase di import. Questo lavoro di mappatura non si improvvisa a posteriori — viene fatto una volta sola all'avvio, con il contributo del responsabile IT e, se necessario, dello studio commercialista che gestisce l'installazione.
Due strade tecniche per portare i dati in Mexal
Prima dell'onboarding è utile raccogliere alcune informazioni: la struttura dei centri di costo e delle commesse attive in Mexal, le causali contabili usate per le spese del personale, il formato di import accettato (se si sceglie il tracciato file) e i riferimenti dell'installatore o dello studio che gestisce Mexal. Sul lato fees, il team di onboarding configura l'export in base a questi parametri. Se si opta per le API fees Can, occorre verificare la raggiungibilità dell'endpoint Mexal dalla rete aziendale e definire le credenziali di accesso lato ERP. Nessuna scrittura di codice da zero: l'integrazione esiste, si adatta alla configurazione specifica.
Q&A
Come si gestisce il caso in cui Mexal è installato presso lo studio del commercialista e non è raggiungibile via API?
Cosa succede se i codici centro di costo in fees non coincidono con quelli configurati in Mexal?
fees consente di taggare le spese per commessa prima che arrivino in Mexal?
