Note spese e Sistemi eSOLVER: integrazione con centri di costo e commesse
Le aziende che usano Sistemi eSOLVER hanno già una struttura analitica definita: centri di costo, commesse, causali contabili. Quando arrivano le note spese, quei dati devono confluire lì dentro, non in un file a parte da rielaborare. fees si integra con Sistemi eSOLVER e in onboarding il collegamento viene calato sulla configurazione specifica dell'azienda.
Mappatura dei dati verso la struttura analitica di eSOLVER
Il punto critico non è il trasferimento del file: è che i campi di fees corrispondano esattamente a ciò che Sistemi eSOLVER si aspetta in import. In onboarding si mappa la codifica dei centri di costo, le commesse e le causali già presenti in eSOLVER sui campi di tagging di fees. Da quel momento, quando un utente carica una spesa e la associa a una commessa o a un centro di costo, il valore che viaggia verso eSOLVER è già nella forma corretta. Non serve nessuna rielaborazione manuale intermedia.
Export contabile o API: quale strada scegliere
fees supporta due modalità operative. La prima è il tracciato di export contabile: un file CSV, XML o TXT strutturato sui campi che Sistemi eSOLVER si aspetta in import, generabile a cadenza definita (per esempio a chiusura del periodo). È la strada più semplice se il flusso è batch e non serve aggiornamento in tempo reale. La seconda è l'API fees Can: le spese approvate vengono inviate in JSON verso eSOLVER, utile quando si vuole un flusso continuo o si deve alimentare moduli di contabilità industriale in modo più granulare. La scelta dipende dall'architettura già in uso: entrambe le opzioni vengono definite e configurate in onboarding.
Mappatura dei dati verso la struttura analitica di eSOLVER
Per avviare il collegamento in modo efficiente, il team IT deve portare in onboarding la struttura analitica attiva in eSOLVER: la lista dei centri di costo con le relative codifiche, le commesse aperte, le causali contabili usate per le spese di trasferta e rappresentanza. Se si sceglie la via API, occorre identificare l'endpoint o il servizio di eSOLVER che riceve i dati e le credenziali di accesso lato ERP. Se si sceglie il tracciato file, è utile avere un esempio del formato di import già usato per altri flussi contabili: riduce i tempi di configurazione del tracciato in fees.
Q&A
Come vengono gestite le spese taggate su più commesse o centri di costo?
Cosa succede se in eSOLVER vengono aggiunte nuove commesse o centri di costo?
fees supporta il tagging delle spese per commessa direttamente in mobilità?
