Note spese e Pluxee: come collegare i due sistemi e separare buoni pasto da rimborsi trasferta
Quando un'azienda usa Pluxee per i buoni pasto e un software di note spese per i rimborsi trasferta, il rischio operativo è la sovrapposizione: un pasto già coperto dal buono che finisce anche nella nota spese. La policy aziendale deve essere applicata dal sistema, non affidata alla memoria del dipendente. fees si integra con Pluxee e gestisce questa separazione in modo strutturato.
Come arrivano i dati delle note spese dentro Pluxee
L'integrazione tra fees e Pluxee può seguire due strade tecniche, entrambe disponibili. La prima è un tracciato di export contabile in formato CSV, XML o TXT, configurato sui campi e sulle codifiche che Pluxee si aspetta in import: causali, centri di costo, anagrafiche dipendenti, importi. La seconda è l'API fees Can: le spese approvate vengono esposte in JSON e inviate verso Pluxee in modo programmatico. In onboarding si stabilisce quale delle due si adatta meglio all'infrastruttura e ai processi già in uso lato IT.
Mappatura dei dati: centri di costo, causali e anagrafiche
Il punto critico di ogni integrazione è la mappatura. I dati che fees produce — centro di costo, commessa, causale di spesa, matricola dipendente — devono corrispondere alle codifiche attese da Pluxee. In onboarding si costruisce questa corrispondenza: si parte dalle tabelle già in uso nell'azienda (spesso le stesse del gestionale HR o contabile) e si configurano i campi di output di fees di conseguenza. Se Pluxee usa codici causale specifici per distinguere pasti da trasferta, queste causali vengono replicate nella categorizzazione delle spese su fees, così ogni voce arriva già classificata correttamente.
Come arrivano i dati delle note spese dentro Pluxee
La distinzione tra pasto coperto da buono Pluxee e pasto rimborsabile in trasferta è una regola che va codificata nel sistema. Su fees si configurano categorie di spesa e budget per tipologia: la categoria "pasto in sede" può essere bloccata o segnalata se il dipendente ha diritto al buono quel giorno, mentre "pasto in trasferta" segue le regole di rimborso previste dalla policy. I flussi di approvazione multilivello permettono ai responsabili di intercettare eventuali anomalie prima che la spesa venga liquidata e trasmessa a Pluxee.
Q&A
Cosa deve preparare il reparto IT prima dell'onboarding?
Se l'azienda ha già un tracciato di import configurato su Pluxee, si può riusare?
Come gestisce fees il monitoraggio delle soglie legate ai buoni pasto?
