Note spese e Day Ristoservice: come collegare i due sistemi ed evitare il doppio beneficio sul pasto
Nelle aziende che usano Day Ristoservice, il rimborso di un pasto già coperto da buono pasto è un errore contabile e fiscale da prevenire a monte. L'integrazione tra le note spese e Day Ristoservice serve esattamente a questo: incrociare i dati prima che la spesa venga approvata e rimborsata. fees si integra con Day Ristoservice in fase di onboarding, adattando il collegamento alla configurazione specifica dell'azienda.
Le due strade tecniche disponibili
Il collegamento tra fees e Day Ristoservice può seguire due percorsi, entrambi già realizzati e applicati in onboarding. Il primo è il tracciato di export contabile: fees genera un file CSV, XML o TXT con i campi attesi da Day Ristoservice in import (causali, date, importi, dipendente). Il secondo è l'API fees Can: le spese approvate vengono trasmesse in JSON verso Day Ristoservice in modo strutturato. La scelta dipende da come Day Ristoservice è configurato nell'ambiente del cliente e da quali sistemi intermedi (ERP, HR) sono già in uso. In onboarding si valuta insieme quale percorso è più efficiente nel contesto specifico.
Mappatura dei dati: centri di costo, causali e anagrafiche
Il punto critico di qualsiasi integrazione è la coerenza tra le codifiche dei due sistemi. Lato fees, ogni spesa può portare tag di centro di costo, commessa o progetto, causale contabile e anagrafica dipendente. Perché il flusso funzioni, questi valori devono corrispondere alle codifiche che Day Ristoservice si aspetta in import. In onboarding si costruisce la tabella di mappatura: quali causali fees corrispondono a quali voci Day Ristoservice, come vengono trasmessi i centri di costo, come è codificata l'anagrafica. Lato IT, la cosa più utile da preparare è l'elenco delle causali e dei centri di costo attivi in Day Ristoservice, così da allinearli ai campi configurabili di fees prima dell'attivazione.
Le due strade tecniche disponibili
Il rischio concreto nelle PMI e negli enti pubblici che usano buoni pasto Day Ristoservice è che un dipendente presenti anche una nota spese per lo stesso pasto. L'integrazione permette di incrociare i dati: le giornate in cui risulta emesso un buono pasto possono essere segnalate o bloccate in fase di approvazione della nota spese relativa. Questo controllo si configura sulle regole di approvazione multilivello di fees, che supporta flussi multi-approvatore con soglie e categorie. Il risultato è un processo di approvazione che tiene conto di ciò che è già stato erogato tramite welfare, riducendo gli errori senza rallentare i rimborsi legittimi.
Q&A
Cosa devo preparare lato IT prima dell'onboarding?
Come viene gestita la mappatura se l'azienda ha più centri di costo o divisioni con codifiche diverse?
fees supporta flussi di approvazione che tengono conto dei buoni pasto già emessi?
