Note spese e Qonto: come portare le spese approvate dentro la tua banca business
Qonto notifica il dipendente ogni volta che usa la carta aziendale. Il problema è il passo successivo: quella spesa deve avere una ricevuta, una causale, un centro di costo. fees è il sistema dove quella ricevuta viene caricata, letta via OCR e classificata — e da lì i dati raggiungono Qonto in modo strutturato.
Le due strade tecniche disponibili
L'integrazione tra fees e Qonto è già realizzata: in onboarding viene calata sulla configurazione specifica dell'azienda, non costruita da zero. Le modalità operative sono due. La prima è il tracciato di export contabile: un file CSV, XML o TXT configurato sui campi che Qonto si aspetta in import, generabile da fees al termine del ciclo di approvazione. La seconda è fees Can, le API native di fees: le spese approvate viaggiano in JSON verso Qonto in modo programmatico. La scelta dipende dalla frequenza di sincronizzazione e dalla complessità della struttura dati: il team fees la definisce con voi durante l'onboarding.
Mappatura dei dati: centri di costo, commesse e causali
Il nodo più delicato di ogni integrazione contabile è la mappatura. fees permette di taggare ogni spesa con centro di costo, commessa, progetto o cliente. In fase di onboarding si definisce come questi campi si traducono nelle codifiche attese da Qonto: causali, categorie, anagrafiche fornitori. Se l'azienda usa codifiche personalizzate su Qonto, il tracciato di export viene configurato di conseguenza. Lato IT, ciò che serve è la specifica dei campi accettati da Qonto in import e, nel caso delle API, i dettagli dell'ambiente di destinazione. Il team fees gestisce il resto.
Le due strade tecniche disponibili
Il flusso concreto è questo: il dipendente usa la carta Qonto, riceve la notifica, fotografa lo scontrino o la ricevuta direttamente da mobile. fees estrae i dati via OCR, li abbina alla transazione, applica la categoria e — se previsto — avvia il flusso di approvazione multilivello. Solo le spese approvate vengono esportate verso Qonto. Questo evita che dati incompleti o non validati inquinino la contabilità. Il reparto finance vede in dashboard lo stato di ogni spesa; il reparto IT non deve gestire riconciliazioni manuali.
Q&A
Cosa devo preparare lato IT prima dell'onboarding?
Come si gestisce la mappatura se usiamo codifiche di centri di costo personalizzate su Qonto?
Con fees Can le spese si sincronizzano in tempo reale o a batch?
