Note spese e Sage X3: come funziona l'integrazione con fees
Sage X3 è un ERP progettato per aziende multi-società e multi-valuta: ogni movimento contabile deve riportare la società di imputazione, la valuta di origine e il documento giustificativo. Integrare le note spese in questo contesto richiede precisione nella mappatura dei dati. fees ha già sviluppato questa integrazione e la applica all'ambiente del cliente durante l'onboarding.
Come arrivano i dati delle spese in Sage X3
Ci sono due strade tecniche, entrambe disponibili. La prima è il tracciato di export contabile: fees genera un file CSV, XML o TXT strutturato sui campi che Sage X3 si aspetta in fase di import — testata del documento, righe di spesa, valuta, importo in valuta originale e controvalore, riferimento al giustificativo. La seconda è l'API fees Can: le spese approvate viaggiano in JSON verso Sage X3 in modo più diretto, senza passaggio manuale di file. La scelta dipende dall'infrastruttura IT dell'azienda e da come è configurato il processo di import in Sage X3. In onboarding si valuta insieme quale strada è più coerente con l'ambiente esistente.
Mappatura dei dati: centri di costo, commesse e causali
Il punto critico di qualsiasi integrazione con un ERP come Sage X3 è la mappatura: i codici usati in fees devono corrispondere esattamente alle codifiche presenti in Sage X3. In onboarding si allineano i centri di costo, le commesse o i codici progetto, le causali contabili e le anagrafiche dipendente. fees supporta il tagging delle spese per centro di costo, commessa e progetto: questi tag diventano i campi di imputazione che Sage X3 utilizza per distribuire i costi sulle entità contabili corrette. Per le strutture multi-società, ogni nota spese riporta la società di imputazione, così il flusso verso Sage X3 mantiene la separazione contabile richiesta.
Come arrivano i dati delle spese in Sage X3
Nelle trasferte estero le spese vengono registrate in fees nella valuta locale. Il file di export o il payload JSON include sia l'importo in valuta originale sia il controvalore, in modo che Sage X3 possa gestire il cambio secondo le proprie regole contabili senza richiedere conversioni manuali a monte. Sul fronte della tracciabilità, fees conserva il documento originale — ricevuta, fattura o scontrino acquisito via OCR — e lo associa alla riga di spesa. Il riferimento al giustificativo digitale è incluso nel tracciato, così l'ufficio contabilità può risalire al documento sorgente direttamente da Sage X3 senza cercare allegati separati.
Q&A
Cosa deve preparare il reparto IT prima dell'onboarding?
Come si gestisce una struttura multi-società in cui lo stesso dipendente può imputare spese a società diverse?
fees supporta il tagging delle spese per commessa, utile per calcolare la marginalità di progetto in Sage X3?
