Note spese e Zucchetti Digital Hub: integrazione nel flusso documentale aziendale
Zucchetti Digital Hub centralizza lo scambio di documenti elettronici aziendali: fatture, ordini, documenti fiscali. Le note spese approvate devono entrare in questo flusso con la stessa struttura degli altri documenti contabili. fees si integra con Zucchetti Digital Hub e in fase di onboarding il collegamento viene configurato sulla specifica struttura dell'ambiente cliente.
Due strade tecniche, entrambe disponibili
Il collegamento tra fees e Zucchetti Digital Hub può seguire due percorsi. Il primo è un tracciato di export contabile in formato CSV, XML o TXT: il file viene generato da fees con i campi che Zucchetti Digital Hub si aspetta in import, secondo la configurazione dell'hub del cliente. Il secondo è l'API fees Can: le spese approvate vengono trasmesse in JSON direttamente verso Zucchetti Digital Hub, eliminando il passaggio manuale del file. La scelta dipende dall'architettura esistente: se l'hub è già configurato per ricevere file in import, il tracciato è spesso la strada più rapida; se l'ambiente è predisposto per chiamate API, il JSON garantisce un flusso continuo e automatizzato. In onboarding si analizza la configurazione e si sceglie insieme.
Mappatura dei dati verso Zucchetti Digital Hub
Il punto critico di ogni integrazione contabile è la mappatura: ogni spesa in fees porta con sé centro di costo, commessa o progetto, categoria, causale e anagrafica del dipendente. Questi campi devono corrispondere alle codifiche attese da Zucchetti Digital Hub per essere importati senza errori e senza intervento manuale. In onboarding si esegue questa mappatura: i valori usati in fees vengono allineati alle tabelle di riferimento dell'hub, incluse causali contabili, codici reparto e struttura delle anagrafiche. Se l'azienda usa il tagging per cliente o commessa — funzione nativa di fees — quei codici vengono inclusi nel tracciato o nel payload JSON, così ogni riga di spesa arriva in Zucchetti Digital Hub già classificata e pronta per la contabilizzazione.
Due strade tecniche, entrambe disponibili
Per avviare l'integrazione in modo efficiente, il team IT deve avere a disposizione alcuni elementi: la struttura dei campi che Zucchetti Digital Hub accetta in import (o la documentazione delle API dell'hub se si sceglie quel canale), l'elenco delle causali contabili attive, la codifica dei centri di costo e delle commesse usate in azienda, e le anagrafiche dipendenti già presenti nell'hub. Non serve costruire nulla da zero: l'integrazione esiste e viene adattata. Più la documentazione interna è ordinata, più veloce sarà la fase di configurazione. Il team fees raccoglie questi input durante l'onboarding e produce la configurazione del tracciato o del flusso API sulla base di quanto ricevuto.
Q&A
Come vengono gestite le spese multi-valuta nel tracciato verso Zucchetti Digital Hub?
Cosa deve fornire il reparto IT per avviare la configurazione dell'integrazione?
fees supporta il tagging per commessa o centro di costo da inviare a Zucchetti Digital Hub?
