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Allineare la gestione delle note spese ai propri standard di precisione
Nelle industrie ad alta specializzazione, la gestione delle trasferte è cruciale per l'efficienza aziendale.
maxon sviluppa motori elettrici e sistemi di azionamento di precisione, dai singoli componenti alle soluzioni meccatroniche personalizzate. Opera a livello internazionale in settori ad alta complessità come tecnologia medicale, automazione industriale, aerospace, mobilità e robotica.
La sfida: rendere più fluido un processo legato alla mobilità
In un’organizzazione che lavora con applicazioni tecnologiche complesse, gli spostamenti di tecnici e commerciali fanno parte dell’operatività quotidiana.
Visite presso clienti, incontri con partner, fiere e attività tecniche generano documenti e spese che devono essere raccolti, controllati e rimborsati con precisione.
La gestione manuale delle note spese richiedeva tempo alle persone in trasferta e concentrava sull’amministrazione numerose attività di verifica. maxon ha quindi scelto di rendere questo flusso più rapido, ordinato e facilmente controllabile.
La soluzione: uno strumento all’altezza di processi complessi
maxon ha individuato in fees Pro la soluzione adatta per digitalizzare la gestione delle note spese.
Le persone in trasferta possono fotografare scontrini e ricevute direttamente da smartphone. I dati vengono estratti e organizzati all’interno della piattaforma, permettendo all’amministrazione di accedere alle informazioni attraverso un flusso centralizzato.
La scelta ha consentito a maxon di applicare anche alla gestione amministrativa i principi di precisione, affidabilità ed efficienza che guidano il lavoro dell’azienda.
Adozione e supporto
maxon ha ottenuto benefici immediati e tangibili su tutta la struttura aziendale, grazie alla digitalizzazione del processo di note spese.
Trasferte più semplici da gestire
Tecnici e commerciali possono registrare le spese nel momento in cui vengono sostenute, evitando di accumulare documenti e attività da completare al termine della trasferta.
Maggiore visibilità amministrativa
L’amministrazione dispone di informazioni organizzate e accessibili, con meno attività manuali di raccolta e ricostruzione delle spese.
Dati più affidabili
La digitalizzazione favorisce una gestione più puntuale delle informazioni e riduce gli errori legati alla trascrizione manuale o alla consegna tardiva dei documenti.
L’impatto: precisione operativa anche nei processi interni
maxon ha reso più efficiente un flusso che accompagna numerose attività tecniche e commerciali grazie al processo di fees Pro.
La disponibilità tempestiva dei documenti facilita le verifiche e l’elaborazione dei rimborsi, mentre le persone in trasferta possono gestire le spese attraverso pochi passaggi.
La decisione di digitalizzare il processo conferma l’attenzione di maxon verso un’organizzazione capace di sostenere la complessità attraverso strumenti affidabili e facilmente adottabili.
L'innovazione nella routine quotidiana
L’interfaccia mobile e l’estrazione automatica dei dati permettono di integrare fees Pro nelle abitudini quotidiane dei trasfertisti.
maxon ha scelto una soluzione capace di semplificare il lavoro operativo e fornire all’amministrazione una base informativa più ordinata, mantenendo elevati standard di controllo lungo tutto il processo.
"Meno perdita di tempo, meno errori. Finalmente una visione chiara: i dati sono completi perché tutti usano l'app senza resistenze."
Alessandra L.
CFO & HR, media impresa
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