Custumer stories
Quando l’innovazione parte dall’amministrazione
Come un’azienda da oltre 500 dipendenti ha trasformato le note spese in un processo digitale, scalabile e senza frizioni
Il protagonista: Microdata e la scelta di evolvere
In un’organizzazione con oltre 500 dipendenti e una rete diffusa di tecnici e commerciali, la gestione delle trasferte non è un dettaglio amministrativo: è un processo critico.
Microdata ha scelto di non considerare le note spese come un semplice adempimento, ma come un’opportunità per modernizzare l’intero workflow interno. L’obiettivo non era solo “digitalizzare”, ma costruire un sistema ordinato, trasparente e pronto a sostenere la crescita futura.
La sfida: trasformare complessità in controllo
La gestione manuale generava inevitabili inefficienze:
Raccolta e verifica di scontrini cartacei
Calcoli complessi per rimborsi chilometrici e indennità
Ritardi nella predisposizione dei dati per HR
Elevato carico operativo sull’amministrazione
Microdata ha deciso di intervenire in modo strutturale, scegliendo un approccio che mettesse al centro automazione, compliance e semplicità per i dipendenti.
La soluzione: fees pro come infrastruttura abilitante
Per realizzare questa visione, Microdata abbiamo lavorato insieme a Microdata per fees per automatizzare l’intero ciclo di vita della spesa aziendale.
Grazie all’automazione ed alla nostra AI, oggi l’azienda può:
Digitalizzare in tempo reale giustificativi e scontrini
Automatizzare i calcoli di trasferte e rimborsi chilometrici (incluse tabelle ACI)
Attivare workflow di approvazione lineari e tracciabili
Generare report strutturati per l’elaborazione HR
La tecnologia diventa così un acceleratore: raccoglie, valida e organizza i dati in modo nativo, rendendo invisibile la complessità operativa.
Un cambiamento guidato dall’interno
Il successo del progetto non è stato solo tecnologico, ma culturale.
Microdata ha guidato attivamente l’adozione, coinvolgendo i team fin dalle prime fasi e integrando la piattaforma nei flussi reali. Le sessioni formative on-site hanno permesso di allineare processi e strumenti, garantendo una transizione fluida.
In totale sinergia con il nostro team, l’azienda ha consolidato un modello operativo stabile, capace di accompagnare ogni utente nel passaggio al digitale.
Compliance e governance integrate
La conservazione sostitutiva a norma è oggi parte integrante del processo.
Ogni documento è archiviato digitalmente in modo certificato, sollevando l’azienda da rischi legali e garantendo piena tracciabilità.
Per Microdata, questo significa avere un sistema audit-ready, trasparente e completamente governabile.
L’impatto: efficienza che libera valore
Grazie a questa trasformazione, Microdata ha:
Ridotto drasticamente il tempo dedicato al controllo manuale
Migliorato l’esperienza dei dipendenti in trasferta
Ottenuto piena visibilità e controllo sui flussi di spesa
Creato un’infrastruttura pronta a scalare senza aumentare il carico amministrativo
Oggi le note spese non rappresentano più un punto critico, ma un processo digitale fluido e affidabile.
Tecnologia al servizio della visione
Con fees pro come abilitatore tecnologico, Microdata ha dimostrato che l’innovazione amministrativa può diventare un vantaggio competitivo.
Non si è trattato semplicemente di introdurre un software, ma di compiere una scelta strategica: trasformare la burocrazia in un processo intelligente, automatizzato e orientato alla crescita.
Un esempio concreto di come un’azienda possa diventare protagonista della propria evoluzione digitale.
Barbara, responsabile amministrativa di Microdata
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