Note spese e Galileo: integrazione per reparti IT e aziende manifatturiere
Nelle aziende manifatturiere e di distribuzione che usano Galileo, il reparto IT ha un'esigenza precisa: le note spese approvate devono arrivare in contabilità con un tracciato stabile, codifiche coerenti e zero duplicazioni. fees si integra con Galileo e il collegamento viene calato sulla configurazione specifica dell'azienda in fase di onboarding.
Due strade tecniche, entrambe disponibili
Il collegamento tra fees e Galileo può seguire due percorsi. Il primo è il tracciato di export contabile: fees genera un file CSV, XML o TXT con i campi che Galileo si aspetta in import — causali, conti, centri di costo, riferimenti di commessa. Il tracciato viene configurato una volta in onboarding e da quel momento rimane stabile: stesso layout ogni mese, nessuna sorpresa per chi gestisce i flussi contabili. Il secondo percorso è l'API fees Can: le spese approvate vengono esposte in JSON e Galileo (o un middleware aziendale) le legge in modo programmatico. Questa strada è preferibile quando l'IT vuole automatizzare il flusso senza intervento manuale sull'import.
Mappatura dei dati verso Galileo
Il nodo critico di ogni integrazione ERP è la mappatura: i dati che fees raccoglie devono corrispondere alle codifiche che Galileo usa internamente. In onboarding si allineano i centri di costo, le commesse o i codici progetto presenti in Galileo con i tag configurati in fees. Lo stesso vale per le causali contabili: ogni categoria di spesa (trasferta, vitto, carburante, pedaggi Telepass) viene abbinata alla causale corretta nell'ERP. Se l'azienda usa anagrafiche clienti o fornitori per il ribaltamento dei costi, anche queste vengono incluse nella mappatura. Il risultato è che ogni riga di nota spese approvata porta con sé i metadati necessari a Galileo per registrarla senza intervento manuale.
Due strade tecniche, entrambe disponibili
Per un IT manager che gestisce flussi mensili su un ERP manifatturiero, la prevedibilità vale quanto la funzionalità. fees è progettato per rispondere a questa esigenza: il tracciato di export non cambia tra un periodo e l'altro salvo intervento esplicito, la numerazione delle note spese è stabile e un export può essere rigenerato senza che Galileo registri duplicati — a condizione che il processo di import lato ERP gestisca correttamente le chiavi di unicità, aspetto da verificare in onboarding. Il reparto IT sa cosa aspettarsi ogni mese e non deve adattare script o procedure di import a ogni ciclo.
Q&A
Cosa devo preparare lato IT prima dell'onboarding?
Come scelgo tra export a file e API fees Can?
fees gestisce le spese multi-valuta nelle trasferte estero: come arrivano in Galileo?
