Note spese e Passepartout Passcom: integrazione multi-azienda per studi e reparti IT
Chi gestisce la contabilità di più aziende clienti su Passepartout Passcom ha bisogno che i dati delle note spese arrivino già strutturati per codice azienda, con causali e centri di costo pronti all'import. fees si integra con Passepartout Passcom: il collegamento è già sviluppato e viene calato sulla configurazione specifica in fase di onboarding.
Due strade tecniche, entrambe disponibili
Il collegamento tra fees e Passepartout Passcom può seguire due percorsi. Il primo è il tracciato di export contabile: fees produce un file CSV, XML o TXT configurato sui campi che Passepartout Passcom si aspetta in import, con separazione per codice azienda. Il secondo è l'API fees Can: le spese approvate vengono esposte in JSON e consumate direttamente da Passepartout Passcom o da uno script intermedio. La scelta dipende dall'architettura dello studio: il tracciato di export è preferibile se il flusso è periodico e manuale; le API convengono se si vuole automazione continua o se esiste già un layer di integrazione tra i sistemi.
Mappatura dei dati verso Passepartout Passcom
Il punto critico di ogni integrazione contabile è la mappatura. In fees ogni spesa può essere taggata con centro di costo, commessa o progetto; questi valori devono corrispondere alle codifiche già presenti in Passepartout Passcom. In onboarding si definisce la tabella di corrispondenza: codici centro di costo di fees → piano dei conti o struttura analitica di Passepartout Passcom, causali di spesa → causali contabili attese in import, codice azienda → separazione dei dataset per ogni cliente dello studio. La mappatura viene configurata una volta e applicata a ogni export successivo, riducendo le correzioni manuali in contabilità.
Due strade tecniche, entrambe disponibili
Per attivare l'integrazione non si parte da un foglio bianco, ma è utile arrivare all'onboarding con alcune informazioni pronte. Lato Passepartout Passcom: il formato di import atteso (struttura del tracciato, separatori, encoding dei campi obbligatori), i codici causale e centro di costo attivi, e la lista dei codici azienda da gestire. Lato fees: la struttura di tag e categorie di spesa già in uso o da configurare. Il team di onboarding fees confronta le due strutture e produce la configurazione del tracciato o degli endpoint API. Eventuali campi personalizzati o logiche specifiche dello studio vengono gestiti in questa fase.
Q&A
Come vengono separati i dati di aziende clienti diverse nel tracciato di export?
Cosa deve fornire il reparto IT per configurare la mappatura delle causali?
fees traccia le commesse e i centri di costo in modo che siano già pronti per l'analitica in Passepartout Passcom?
