Note spese e Wolters Kluwer Arca Evolution: integrazione per reparti IT e PMI multi-sede
Le PMI produttive e commerciali che usano Wolters Kluwer Arca Evolution hanno bisogno che le note spese approvate arrivino in contabilità già strutturate: causali corrette, centri di costo mappati, nessuna rielaborazione manuale. fees si integra con Wolters Kluwer Arca Evolution e il collegamento viene calato sulla configurazione specifica dell'azienda in fase di onboarding.
Come arrivano i dati delle spese in Arca Evolution
fees offre due strade tecniche, entrambe operative. La prima è il tracciato di export contabile: un file CSV, XML o TXT strutturato sui campi che Arca Evolution si aspetta in import — causali, conti, centri di costo, anagrafiche dipendenti. Il file viene generato da fees dopo l'approvazione delle note spese e importato nel gestionale con il flusso già in uso dal reparto amministrativo. La seconda è l'API fees Can: le spese approvate viaggiano in JSON verso Arca Evolution, utile quando si vuole automatizzare il passaggio senza intervento manuale e si dispone di un ambiente di integrazione già attivo lato gestionale.
Mappatura dei dati: causali, centri di costo e commesse
Il punto critico di qualsiasi integrazione contabile è la mappatura. In onboarding, fees adatta i propri campi alla codifica in uso in Arca Evolution: i centri di costo configurati nel gestionale vengono replicati come tag di spesa in fees, così ogni nota spese approvata porta già l'imputazione corretta. Lo stesso vale per le commesse e i progetti: le spese taggiate in fees su cliente o commessa escono nel tracciato con il codice che Arca Evolution riconosce, pronte per il ribaltamento sui costi di commessa. Per le aziende multi-sede, il reparto IT definisce in fase di configurazione quali entità legali o sedi corrispondono a quali strutture contabili nel gestionale.
Come arrivano i dati delle spese in Arca Evolution
Per attivare l'integrazione non si parte da un foglio bianco, ma il reparto IT deve portare in onboarding alcune informazioni precise: la lista dei centri di costo e delle commesse attivi in Arca Evolution con i relativi codici, le causali contabili usate per le note spese (rimborsi, rappresentanza, trasferte estero), e il piano dei conti di riferimento. Se si sceglie la via API, è utile sapere se esiste già un middleware o un layer di integrazione aziendale a cui agganciare il flusso JSON. Se si sceglie l'export a file, si concorda il formato e la frequenza di generazione. In entrambi i casi, fees gestisce la configurazione del tracciato in onboarding adattandola all'ambiente specifico.
Q&A
Come vengono gestite le spese multi-valuta nell'export verso Arca Evolution?
Il reparto IT deve intervenire ogni volta che viene generato un export, oppure il processo può essere automatizzato?
fees supporta strutture multi-sede con più entità contabili distinte in Arca Evolution?
