Note spese e Sistemi Profis: integrazione operativa per studi e reparti IT
Gli studi che usano Sistemi Profis gestiscono la contabilità di decine di aziende clienti. Ricevere note spese non strutturate — fogli Excel, PDF scansionati, richieste di chiarimento — rallenta il ciclo di chiusura. Con fees le spese arrivano a Sistemi Profis già approvate, classificate e con i giustificativi leggibili.
Come arrivano i dati a Sistemi Profis
fees si integra con Sistemi Profis attraverso due strade tecniche, entrambe disponibili. La prima è il tracciato di export contabile: un file CSV, XML o TXT configurato sui campi che Sistemi Profis si aspetta in import — causali, conti, importi, date, riferimenti del dipendente. La seconda è l'API fees Can: le spese approvate viaggiano in JSON e possono essere acquisite direttamente dal sistema di destinazione senza passaggi manuali. La scelta tra le due dipende dall'infrastruttura dello studio e dal volume di aziende clienti gestite; in onboarding si definisce quale percorso attivare.
Mappatura dei dati: centri di costo, causali e anagrafiche
Il punto critico di qualsiasi integrazione contabile è la mappatura. In fees ogni spesa può essere taggata con centro di costo, commessa o progetto; questi valori devono corrispondere alle codifiche usate in Sistemi Profis. Durante l'onboarding il tracciato di export — o il payload JSON via API — viene calato sulla configurazione specifica dell'azienda cliente: codici causale, piano dei conti, anagrafiche dipendenti. Non si parte da un foglio bianco: la struttura esiste, si adatta alla configurazione in uso. Lato IT lo studio deve fornire la codifica attesa da Sistemi Profis; fees la recepisce e produce dati già allineati.
Come arrivano i dati a Sistemi Profis
Il vantaggio operativo per lo studio è misurabile: le spese che arrivano da fees sono già approvate dal flusso multilivello interno all'azienda cliente, già categorizzate per tipo di spesa, già associate al centro di costo o alla commessa corretta. I giustificativi — ricevute, scontrini, fatture — sono acquisiti via OCR e conservati digitalmente, consultabili senza dover chiedere copie al cliente. Il risultato è una riduzione delle richieste di chiarimento tra studio e azienda e un import contabile che richiede controllo, non reinserimento manuale dei dati.
Q&A
Cosa deve preparare lo studio lato Sistemi Profis prima dell'onboarding?
Come si gestisce il caso in cui più aziende clienti abbiano codifiche diverse?
fees conserva i giustificativi in modo che lo studio possa consultarli senza richiederli all'azienda?
