Note spese e Wolters Kluwer Genya: integrazione operativa tra azienda e studio
Quando le note spese approvate devono arrivare in Wolters Kluwer Genya senza ridigitazione, il problema non è tecnico in senso astratto: è di mappatura, formato e frequenza. fees si integra con Wolters Kluwer Genya e porta i dati delle spese direttamente nel flusso contabile dello studio, eliminando i passaggi manuali tra i due ambienti.
Due strade tecniche, entrambe disponibili
Il collegamento tra fees e Wolters Kluwer Genya si realizza in due modalità. La prima è il tracciato di export contabile: un file CSV, XML o TXT configurato sui campi che Genya si aspetta in import — causali, conti, centri di costo, anagrafiche dipendenti. La seconda è l'API fees Can: le spese approvate vengono esposte in JSON e acquisite da Genya in modo più diretto, adatto a chi vuole automatizzare la ricezione senza gestire file. La scelta dipende dall'infrastruttura dello studio e dall'ambiente IT dell'azienda cliente; in onboarding si definisce quale strada attivare e come configurarla.
Mappatura dei dati verso Genya
Il punto critico di ogni integrazione contabile è la mappatura: i centri di costo usati in fees devono corrispondere ai codici che Genya riconosce; le causali di spesa devono allinearsi ai conti del piano contabile dello studio; le anagrafiche dipendenti devono essere coerenti tra i due sistemi. In fees ogni spesa può essere taggata per centro di costo, commessa o progetto. In fase di onboarding questi valori vengono allineati alla codifica di Genya, così il file o il payload JSON che arriva allo studio è già leggibile senza trasformazioni intermedie. Se l'azienda usa più società o più piani dei conti, la configurazione viene adattata di conseguenza.
Due strade tecniche, entrambe disponibili
Per attivare l'integrazione non si parte da un foglio bianco, ma è utile arrivare all'onboarding con alcune informazioni pronte: la lista dei centri di costo e delle commesse attivi in Genya, il piano dei conti o almeno le causali rilevanti per le note spese, e l'anagrafica dei dipendenti nel formato usato dallo studio. Se si sceglie la via API, serve sapere come Genya espone o riceve dati in ingresso nel proprio ambiente. Il team fees raccoglie questi elementi durante l'onboarding e configura il tracciato o il flusso JSON in modo che i dati delle spese approvate arrivino a Genya già nel formato atteso, pronti per la registrazione contabile e la conservazione digitale.
Q&A
Come vengono gestiti i centri di costo se l'azienda e lo studio usano codifiche diverse?
Cosa deve predisporre il reparto IT lato azienda per attivare il collegamento?
fees conserva i documenti originali (scontrini, ricevute) in modo che lo studio possa accedervi?
