Integrazione note spese con Zucchetti Ad Hoc Infinity: dati, mappatura e flusso verso la prima nota
Zucchetti Ad Hoc Infinity è l'ERP web di riferimento per molte PMI manifatturiere e di servizi. Quando le note spese sono approvate, devono entrare nel gestionale come movimenti contabili corretti: causale giusta, centro di costo, anagrafica dipendente o fornitore già presente. fees si integra con Zucchetti Ad Hoc Infinity per fare esattamente questo, senza ridigitazione e senza riconciliazioni manuali.
Come arrivano i dati in Zucchetti Ad Hoc Infinity
Una nota spese approvata in fees contiene: data, importo, valuta, categoria di spesa, dipendente, eventuale centro di costo o commessa, e i riferimenti ai documenti allegati. Questi dati devono trasformarsi in movimenti di prima nota con la causale contabile corretta e le anagrafiche già allineate a quelle presenti in Ad Hoc Infinity. Il collegamento avviene in due modi: tramite tracciato di export contabile (CSV, XML o TXT) configurato sui campi che Ad Hoc Infinity si aspetta in import, oppure tramite le API fees Can, che inviano i dati delle spese approvate in JSON direttamente verso il gestionale. La scelta dipende dall'architettura esistente e dalle preferenze del reparto IT.
Mappatura di centri di costo, causali e anagrafiche
Il punto critico di ogni integrazione contabile è la mappatura: i codici usati in fees devono corrispondere esattamente a quelli configurati in Ad Hoc Infinity. In onboarding si allineano i centri di costo, le commesse o i progetti definiti in fees con le codifiche già presenti nel gestionale. Lo stesso vale per le causali contabili (rimborso chilometrico, vitto, alloggio, pedaggi Telepass) e per le anagrafiche dipendenti o fornitori. Non si parte da zero: il tracciato o il payload JSON viene calato sulla configurazione specifica dell'azienda, adattando i campi alle convenzioni già in uso in Ad Hoc Infinity.
Come arrivano i dati in Zucchetti Ad Hoc Infinity
Per avviare l'integrazione in modo efficiente è utile presentarsi all'onboarding con alcune informazioni pronte: l'elenco dei centri di costo e delle commesse attivi in Ad Hoc Infinity, le causali contabili da usare per ciascuna categoria di spesa, e il formato di import già in uso nel gestionale (se esiste un tracciato standard già configurato, è il punto di partenza). Se si opta per le API fees Can, il reparto IT deve poter esporre o ricevere chiamate HTTP verso l'ambiente Ad Hoc Infinity e gestire i dati in JSON. Il team fees definisce con voi i dettagli durante l'onboarding: nessuna personalizzazione viene lasciata al cliente da fare in autonomia.
Q&A
Come si gestisce la mappatura se in Ad Hoc Infinity i centri di costo hanno una codifica numerica diversa da quella usata in fees?
Tra tracciato di export e API fees Can, quale strada conviene scegliere?
fees supporta la multi-valuta per le trasferte estero? Come arrivano questi dati in Ad Hoc Infinity?
